YellowChat

Hoe verbind je een organisatie die bestaat uit een illuster genootschap van topwetenschappers én diverse gespecialiseerde onderzoeksinstituten verspreid over het land? In een nieuwe aflevering van onze podcast YellowChat gingen Bram Koster en Peter Haan in gesprek met Joost Dekkers. Joost stond in 2014 aan de wieg van het intranet van Alliander en is nu als Hoofd Communicatie & Informatievoorziening bij de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) betrokken bij de implementatie van het intranet daar. In deze aflevering wordt een decennium 'intranet' besproken en een blik op de toekomst geworpen. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/1RCIqDtcK3FT8sy0yJHGhN?si=bVm58qzrRp68xKrwwdOVqg De uitdaging van de KNAW De KNAW is geen standaard organisatie. Het bestaat enerzijds uit een genootschap van 600 wetenschappers die de regering adviseren en een forumfunctie vervullen. Anderzijds omvat het diverse topinstituten, zoals het Herseninstituut en het NIOD, waar wetenschappelijk onderzoek wordt gedaan. Toen Joost Dekkers startte, was de basis van een nieuw intranet net live. Het doel is nu om toe te werken naar één intranet voor de hele organisatie, waarbij elk instituut ook een eigen deel heeft. De ervaring leert namelijk: zodra een instituut zijn eigen plek krijgt op het platform, schiet de adoptie omhoog. Momenteel ligt de focus op informatievoorziening, maar de wens is om in de toekomst meer nadruk te leggen op samenwerking en kennisdeling tussen de instituten, zodat de interne communicatie bij KNAW steeds sterker wordt. Lessen uit het verleden: ‘Dit is geen IT-project’ Joost stond eerder aan de wieg van het succesvolle sociale intranet bij Alliander. De slogan die destijds in het leven geroepen werd, was "Dit is geen IT-project". Joost: “Men heeft de neiging om bij de aanschaf of het in gebruik nemen van een applicatie, of het nu Teams of een intranet is, of een ander digitaal systeem, dat men dat gaat inrichten op basis van: hier moeten een knopje, en daar moet nog een knopje naast. Dat kan een gevaarlijke weg zijn. Je moet echt kijken: waar hebben mensen het voor nodig, hoe past het in hun werk.” Innovatie vraagt om ruimte In het gesprek merken Peter en Joost op dat de tijdgeest is veranderd. Waar tien jaar geleden openheid en sociale interactie centraal stonden, lijkt de focus bij veel organisaties nu te verschuiven naar grip, controle en efficiency, mede door de opkomst van tools als Microsoft Teams die soms juist nieuwe ‘eilandjes’ creëren. Joost trekt hierbij een parallel met de wetenschap. Net zoals fundamenteel onderzoek ruimte nodig heeft zonder dat de uitkomst vooraf vaststaat, hebben organisaties ruimte nodig voor ongebonden interactie. “Met elkaar samen nieuwe dingen verzinnen, zonder dat je van tevoren exact weet wat er uitkomt. Ja, dat zou eigenlijk heel raar zijn dat je dat exact zou weten, toch?” Of dit nu gebeurt via een sociaal intranet of een digitale campus: het faciliteren van die verbinding blijft mensenwerk. Luister de volledige aflevering van YellowChat met Joost Dekkers hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

Meestal hoor je in onze podcast YellowChat over campagnes, projecten, cases. Dit keer is onze podcast een tikkeltje visionair van aard. Te gast in de Evolve-studio is Bas Heeringa. Bas is strategisch ICT-adviseur en adviseerde tot voor kort de Raad van Bestuur van zorgorganisatie Dichterbij. Dichterbij biedt zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke beperking. Dat doen ze in Limburg, Noord-Brabant en omgeving Nijmegen, op 90 dagbestedingslocaties en zo’n 300 woonlocaties. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/1dEq8C9v53pq3T3LEYofrl?si=b51210df22934ed5 Een gigantische IT-uitdaging Bas Heeringa begon zijn werkende leven ooit in de verslavingszorg. Toen er computers begonnen te komen, en bleek dat hij ‘daar wel iets mee kon’ is hij de IT ingerold. Eerst binnen diezelfde organisatie. Daarna groter, naar wat we tegenwoordig kennen als Atos. En uiteindelijk weer in de zorg, maar wel aan IT-zijde, bij Dichterbij. Heeringa: ‘In de zorg speelt een gigantische IT-uitdaging. Mensen zijn niet te krijgen, budgetten wordt lager, problemen worden complexer. De organisatie zal zich moeten aanpassen. Je zult je werk anders moeten gaan doen om die problemen aan te kunnen.’ Een van de speerpunten bij Dichterbij is dan ook ‘digitalisering’. Maar dat betekent nogal wat. Heeringa: ‘Ik zeg wel eens gekscherend: ‘nu krijg je van mij toegang tot mail, Word, Excel, etc. Maar over vijf jaar? Dan bepaalt de als manager ICT welke activiteiten doet.’ Hij ligt toe wat hij daarmee bedoelt: ‘Het gaat er echt om dat je andere activiteiten gaat doen. Je gaat de dagelijkse zorg anders uitvoeren.’ 'Met digitalisering zet je eigenlijk alles op z'n kop in een organisatie.' - Bas Heeringa Kleine stappen, veel beweging Heeringa: ‘Als je innovatief denkt, dan is dat ook vaak disruptief. Dat betekent dat je dingen onderuithaalt, zo wordt dat ervaren. Over het algemeen worden mensen daar niet blij van. Ik probeer het altijd positief te brengen en heel dichtbij te houden. In kleine stapjes en gewoon de één stap na de andere te zetten.’ ‘Je kunt wel een plan maken met een looptijd van 5 of 10 jaar. Ik vind dat zinloos, als je ziet hoe snel dingen veranderen, zeker in de IT. Stapjes zetten van een jaar is lang genoeg.’ Communicatie hoger in een organisatie Bas ziet communicatie als essentieel om technische en strategische ideeën begrijpelijk te maken. “Ik vind dat communicatie hoger moet een organisatie.” Hij pleit voor communicatie die meedenkt over thema’s en deze eenvoudig uitlegt aan de organisatie. Wat volgt is een prikkelend gesprek over digitalisering, organisatieverandering, governance, gedistribueerde besluitvorming, het samenbrengen van mensen met verschillende achtergronden. Luister nu: Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas Heeringa hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

Bij TU Delft staat sociale veiligheid hoog op de agenda. Aanleiding was een kritisch rapport van de onderwijsinspectie. In plaats van te verzanden in beleid of abstracte nota’s, koos de universiteit voor een menselijke aanpak. In deze aflevering van Yellowchat vertelt Marjon van Bragt, communicatieadviseur interne communicatie, hoe het programmateam, bestaande uit communicatie-collega's en het Integrity Office, werkt aan bewustwording en cultuurverandering in een complexe academische omgeving. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/1xCs6qOjht2STo4Zf8xGKB?si=lWyUH2XtQ4iu1P31m3eoOQ Geen strategie, wel urgentie “Toen ik begon bij TU Delft, was het eerste wat ik deed: aanschuiven bij een bijeenkomst over sociale veiligheid,” vertelt Marjon. De timing bleek tekenend: signalen over onveiligheid waren aanleiding voor inspectieonderzoek, en de universiteit moest aan de slag. Maar hoe, in een organisatie met meer dan 7500 medewerkers, 26.000 studenten en acht zeer zelfstandige faculteiten? “In het begin was er eigenlijk nog geen strategie,” zegt Marjon. “Maar er was wel urgentie. En het besef: we moeten iets doen wat raakt.” Van bewustwording naar beweging Samen met Evolve werd gekozen voor een stapsgewijze, iteratieve aanpak. Geen allesomvattende campagne, maar een serie goed doordachte interventies. De eerste fase draaide om bewustwording. Zo werd de Acceptable or Not?-campagne gelanceerd: posters en spiegelstickers met dilemma’s uit de dagelijkse praktijk, voorzien van QR-codes waarmee medewerkers hun mening konden geven. Ook werden de dilemma’s via narrowcasting in studentenhuizen verspreid. Daarnaast werd een centrale, externe campagnewebsite ingericht. “We wilden zichtbaar zijn, ook voor studenten, alumni, media en andere stakeholders,” vertelt Marjon. “Niet achter een inlog, maar transparant.” “We gebruikten echte dilemma’s van medewerkers en studenten. Niet om te oordelen, maar om het gesprek op gang te brengen.” Opvallend was ook de inzet van theater als interventiemiddel. In samenwerking met een externe partij werd de voorstelling Mindlab georganiseerd, waarin sociale onveiligheid in academische context wordt uitvergroot en invoelbaar gemaakt. “Wat het bijzonder maakte, was niet alleen de voorstelling zelf, maar vooral het gesprek erna,” aldus Marjon. “Onder begeleiding van getrainde collega’s werd écht gesproken over wat mensen raakte.” Als laatste volgde een thematische podcastserie met medewerkers, studenten en experts. “Zo’n podcast biedt ruimte voor nuance,” zegt Peter Haan van Evolve. “Dat is essentieel bij een thema dat zich niet laat vangen in een infographic.” Geen bordje aan de muur Een belangrijk uitgangspunt: sociale veiligheid is niet te vangen in regels of meldpunten alleen. Daarom werd ook ingezet op dialoogsessies, waarin faculteiten en diensten samen toewerken naar een nieuwe gedragscode. Parallel werd een centraal meldpunt ingericht, waar mensen laagdrempelig vragen kunnen stellen of melding kunnen doen. Dat meldpunt is geen eindpunt, maar een wegwijzer binnen een complex landschap van vertrouwenspersonen, klachtencommissies en ondersteunende netwerken. “Bij TU Delft gebeurt veel in het hoofd,” aldus Marjon. “Maar dit onderwerp voel je in je hart. Dat vraagt om een andere manier van communiceren.” Wat andere organisaties hiervan kunnen leren Wat TU Delft laat zien, is dat je geen pasklaar antwoord nodig hebt om in beweging te komen. De kracht zit juist in klein beginnen, ruimte laten voor twijfel en openstaan voor feedback. Sociale veiligheid vraagt om lef én geduld, en vooral: om menselijkheid. Met een slimme combinatie van middelen, van spiegelstickers tot theater, van podcasts tot dialoog, creëert de universiteit ruimte voor reflectie én actie. Niet als losse initiatieven, maar als onderdeel van een langlopend programma waarin communicatie en cultuurverandering hand in hand gaan. Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Marjon hieronder, via Spotify of via Apple Podcasts. Meer weten over effectieve (digitale) interne communicatie? Kijk op www.evolve.eu/blog of neem contact met ons op.

In de nieuwste aflevering van onze podcast Yellowchat spraken we met Bas van Glabbeek, Senior People Communications Manager bij Philips Benelux. Een gesprek over de essentie van interne communicatie anno nu, over het belang van vertrouwen, de valkuil van contentmachines en hoe je medewerkers echt meeneemt in verandering. Over Bas: Van postbode tot communicatieadviseur Bas begon zijn loopbaan als postbode en stapte via een afstudeerstage bij Involve het communicatievak in. Inmiddels werkt hij als senior communicatieadviseur bij Philips, verantwoordelijk voor de interne communicatie in Nederland, België en Luxemburg. Met 9.000 medewerkers in Nederland en 99 nationaliteiten is dat een stevige klus. “Het is mijn ambitie om te zorgen dat collega’s het niet in de media hoeven te lezen, maar van ons horen. We moeten zelf de regie houden over het verhaal dat we willen vertellen.” Wat doet Philips tegenwoordig? Veel mensen kennen Philips van de Senseo en de airfryer, maar dat beeld is achterhaald. Het bedrijf richt zich nu bijna volledig op gezondheidstechnologie. Denk aan MRI-apparatuur, CT-scanners, patiëntmonitorinng. Daarnaast is er nog een personal health divisie, van de scheerapparaten, de tandenborstels en 'mother and child-care', Philips Avent. Philips is actief op vier grote locaties in Nederland: Amsterdam, Eindhoven, Best en Drachten. Bas: “We zijn een multinationaal merk, maar Nederland blijft onze thuismarkt. Dat voel je.” Interne communicatie binnen Philips Bas omschrijft zijn werk als een mix tussen: People communication: gericht op HR-thema’s zoals cao’s en arbeidsvoorwaarden; Betrokkenheid en trots: hoe zorg je dat mensen zich verbonden voelen met het merk en de strategie?. “De uitdaging zit in de vertaalslag. Niet alleen vertellen dat we efficiënter willen worden, maar uitleggen wat dat betekent voor iemands dagelijks werk.” Digitale overload? De uitdaging van nu Hoewel medewerkers steeds meer schermen en kanalen tot hun beschikking hebben, is het juist moeilijker geworden om hen te bereiken. Dat komt volgens Bas door de informatieverzadiging waar we allemaal dagelijks mee te maken hebben. “De schermen zijn niet het antwoord – ze zijn steeds vaker het probleem.” Medewerkers kiezen in hun vrije tijd voor TikTok of Instagram. Waarom zouden ze dan op hun werk andere content tot zich nemen? Alleen als het aansluit bij hun belevingswereld en behoefte, kun je écht binnenkomen. Middelen, mensen en momenten Bij Philips wordt daarom ingezet op een slimme communicatiemix: Middelen: intranet, nieuwsbrieven, Viva Engage, narrowcasting; Mensen: leidinggevenden die actief communiceren in hun teams; Momenten: bijeenkomsten zoals de CEO check-ins, werkoverleggen of stoepborden bij de ingang. “Als je de juiste balans vindt tussen middelen, mensen en momenten, vergroot je de impact van je boodschap enorm.” Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/57IBWAPU2dEsutU6VH4Zx6?si=59130df8d6834c30 Meetbare communicatie Bas benadrukt het belang van meten. Niet alleen op output (aantal views of clicks), maar vooral op outcome: wat verandert er daadwerkelijk door communicatie? “Het is bizar dat intern vaak veel minder gemeten wordt dan extern. Terwijl we juist intern het verschil moeten maken.” De rol van de leidinggevende De impact van interne communicatie hangt volgens Bas grotendeels samen met hoe teamleiders boodschappen vertalen naar hun eigen context. “Vraag een gemiddelde manager wat communicatie is, en hij zegt: dat doen jullie toch? Maar leidinggevenden communiceren de hele dag. De vraag is alleen: met welk effect?” Daarom ziet Bas het als taak van communicatieprofessionals om leidinggevenden te helpen bij die vertaalslag – zonder dat zij het gevoel krijgen dat ze het alleen moeten doen. Van consultant naar insider Na dertien jaar als consultant kent Bas ook de andere kant van de tafel. “Als consultant kon ik 90% effectief zijn. Maar die laatste 10%, die zit hem in het echt onderdeel zijn van de organisatie. Dat voel je pas als je er middenin zit.” Hij benadrukt het belang van co-creatie: advies werkt het beste als het samen met de organisatie wordt ontwikkeld, afgestemd op de gevoeligheden en context van dat moment. De toekomst van het vak Tot slot blikt Bas vooruit op het vak van interne communicatie. Hij ziet kansen, maar ook risico’s. “We dreigen soms weer terug te vallen in contentmachines. Terwijl het juist nu van belang is om ons vak te verbreden en gedrag te beïnvloeden, niet alleen te informeren.” Hij pleit voor een meer strategische rol waarin communicatie bijdraagt aan consistentie, betrokkenheid en koers. Laatste reflectie Bas sluit af met een persoonlijke les: “Denk niet te snel dat je het weet. Blijf luisteren vanuit oprechte interesse, niet om je eigen aannames bevestigd te krijgen.” Een les die niet alleen voor communicatieprofessionals geldt, maar voor iedereen die met mensen werkt. Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas van Glabbeek op Spotify of Apple Podcasts. Meer weten over effectieve (digitale) interne communicatie? Kijk op www.evolve.eu/blog of neem contact met ons op.

“Iedereen bemoeide zich ermee en het moest binnen driekwart jaar gefixt worden.” In deze nieuwe aflevering van YellowChat schuiven clusterlead communicatie Patricia Bruisten en digital marketing en communicatielead Els Timans van het UMC Utrecht aan in de Evolve-studio bij YellowChat-hosts Peter en Bram. Een gesprek over de rol van interne communicatie en het intranet in een complexe organisaties, de recente grootschalige intranetmigratie onder grote tijdsdruk, de uitdagingen die daarbij kwamen kijken en de potentie van interne communicatie voor verbinding en medewerker betrokkenheid. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/7KACSYAn2AkCgAJEmi8NAO?si=yHaQk78hRoKYUOwhUnUt2A Complexe organisaties en het verschil maken met interne communicatie Els Timans is binnen het UMC Utrecht verantwoordelijk voor alle digitale marketing en communicatie-activiteiten en opereert zowel intern als extern. Patricia Bruisten is verantwoordelijk voor team Huis (interne communicatie): dit team verzorgt de communicatie naar medewerkers, patiënten en studenten. Beiden maakten een paar jaar geleden de overstap van grote complexe commerciële organisaties (Unilever en KPN) naar het UMC Utrecht, met 12.000 werknemers en 4.000 studenten een grote complexe organisatie in de gezondheidszorg en de grootste werkgever van de regio Utrecht. Het UMC Utrecht is niet alleen een ziekenhuis, het is ook een onderzoeksinstelling en een opleidingsinsitituut en de behoeften van de doelgroepen waar zowel Timans als Bruisten mee werken lopen sterk uiteen. Timans: “De organisatie moest best een beetje wennen aan mijn rol: wat komt die Els nou eigenlijk brengen?” Bruisten: “Met interne communicatie kan je onwijs veel verschil maken. We zijn vanuit ons team bezig met alignment, we proberen de organisatie onderling te verbinden. Er is dan heel snel de aanname dat dat niet kan binnen deze organisatie omdat mensen niet de tijd hebben om het tot zich te nemen en betrokken te zijn. Ik denk dat het wel kan, bij KPN kon het ook. We staan pas aan het begin.” "We kwamen erachter dat er 37.000 pagina’s bestonden.En toen werd duidelijk: dit kunnen we niet alleen.” De aanleiding voor het migratietraject De aanleiding voor het migratieproject van het intranet dat Patricia en Els leidden en waar Evolve van begin tot eind bij betrokken was, was technisch van aard: het oude SharePoint-intranet on premise moest, vanwege eisen aan veiligheid en betrouwbaarheid, gemigreerd worden naar M365 SharePoint Online. Timans: “Het was SharePoint 2010, het viel bijna om en de licenties werden niet verlengd. We kregen van IT het verzoek: jullie moeten een nieuw intranet gaan maken. Uiteindelijk moesten we het binnen driekwart jaar fixen. We kwamen erachter dat er 37.000 pagina’s bestonden. En toen werd duidelijk: dit kunnen we niet alleen.” De oorspronkelijke opdracht was om het intranet “as-is” over te zetten, toch is er gekozen het op te schonen en het terug te brengen van 37.000 naar 5.000 pagina’s. Volgens Bruisten was het een simpele rekensom: dit aantal pagina’s migeren was gewoon niet mogelijk binnen de gestelde deadline. Bruisten: “Ik wilde al lang het intranet aanpakken. Maar het was dubbel: toen het eindelijk mocht, moest het. Ik gun het niemand om dit onder zo’n grote druk te moeten doen. Het was een monsterklus met heel veel verschil van inzicht. De organisatie en het primaire proces stond hier al onder enorme druk. Er liep ook tegelijkertijd nog een ander project rond patiëntinformatie dat om moest. Wij kwamen daar nog eens bij. Dat waren heel wat kopzorgen bij elkaar.” "Het oude intranet was end-of-everything. Het was een tikkende tijdbom." Governance structuur voor 300 contenteigenaren Toen er gekeken werd naar de namen achter de 37.000 pagina’s was de lijst van contenteigenaren langer dan 300. Bruisten: “De verwachting was: dit doet communicatie toch voor ons? Dit is toch jullie rol? Er lagen geen afspraken en geen beheerorganisatie. We moesten het beheergesprek nog even voeren met 300 contenteigenaren, terwijl we echt aan de slag moesten met de migratie. Want het oude intranet was end-of-everything. Het was een tikkende tijdbom.” Meer weten over hoe Evolve het UMC Utrecht heeft begeleid? Lees het in deze case: UMC Utrecht: ontwikkeling en migratie SharePoint intranet Geen maatwerk Er werd binnen het UMC Utrecht gekozen voor een standaard SharePoint Online intranet, zonder maatwerk. Binnen de mogelijkheden is het resultaat van wat er nu staat na de stevige migratie-operatie onder grote tijdsdruk volgens Timans “60% van wat je had willen doen. We willen gewoon onze collega’s helpen, en een aantal zaken hebben we niet goed genoeg voor ze kunnen doen. Dat doet nog steeds wel pijn.” Absoluut geslaagd Bram wil van de gasten weten of dit project nu wel of niet als een succes wordt ervaren. Timans: “Het is wel degelijk een succes, hoewel je misschien meer had willen doen. We hebben het gefixt en dat hebben we gevierd. Er waren ook genoeg mensen die zeiden: mij niet bellen. Ga er maar aanstaan.”Het succes zit hem in het samenwerken in de driehoek (marcom, IT, Evolve). En Bruisten ziet ook dat het intranet nu beter is geborgd in de organisatie. “We hebben een enorme stap gemaakt. Belangrijk is, denk ik, dat je op een gegeven moment concessies moet durven doen. Bijvoorbeeld op mobiele toegankelijkheid, dat was voor onszelf eigenlijk een showstopper. Dat moest toch naar de optimalisatie na livegang worden verschoven.” Timans vult aan: “Je zou iets meer tijd moeten hebben om meer gevalideerde keuzes te kunnen maken, om te optimaliseren en om te testen.” Bruisten: “Een stok achter de deur helpt echt, maar deze deadline was een knuppel achter de deur. Hier moesten we net iets teveel toegeven denk ik.” Wennen aan het nieuwe intranet en doorontwikkeling Bram wil weten of de livegang nog gevierd werd. Bruisten denkt dat het niet heel erg is dat er niet direct hard is doorgepakt op doorontwikkeling. Timans: “We hebben de organisatie eerst maar eens laten wennen. Het vieren is gedaan met de teams die er hard aan hebben gewerkt.” Peter vult aan: “Wij zagen het ook echt als een team-effort. Dat is hoe je het doet als je er met zijn allen voor gaat en zo nauw met elkaar als team samenwerkt.” “Ik ben bezig met kijken hoe AI ons kan helpen het zoeken makkelijker te maken en om onze collega’s te helpen met het snel vinden van de juiste dingen." Plannen en ambities voor de toekomst Timans: “Ik ben bezig met kijken hoe AI ons kan helpen het zoeken makkelijker te maken en om onze collega’s te helpen met het snel vinden van de juiste dingen. Verder kijken we naar personalisatie en naar contentbeheer. In de evaluatie bleek namelijk dat het aantal pagina’s alweer aan het groeien is…” Bruisten: “Ik denk dat we aan het begin staan van de doorontwikkeling, het begin van waar we naartoe willen. Ik wil graag toe naar een levend platform, in het hart van de organisatie. Waar mensen vanuit zichzelf naartoe willen komen omdat het er relevant is, ze hun collega’s vinden, ze interessante gesprekken en mooie verhalen vinden. We hebben nu een platform dat in de basis hier de mogelijkheden voor biedt! Die stap hebben we gezet en daar ben ik blij mee.”

Een speciale aflevering van onze podcast YellowChat: Bram Koster en Peter Haan bespreken uitgebreid de belangrijkste uitkomsten van de Evolve Benchmark 2024. Dat is ons meest recente onderzoek naar de staat van interne digitale platformen en media in Nederland onder 113 organisaties! Luister 'm via jouw favoriete streamingsplatform, of lees het blog. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/34Hu2oQI5UT1g3LXWN0Ces?si=04a7fb1e197c43d8 De inzet van community's Deze editie is de eerste post-corona editie en tegelijkertijd een lustrum. Hoe gebruiken organisatie in Nederland digitale media en content? Wat viel het meest op, dit jaar, ten opzichte van de eerdere edities? Peter: “Wat mij opviel, een beetje met pijn in mijn hart, is de teruggang in de inzet van interne community's. In 2015 en de jaren daarna was iedereen bezig met community's. Het werd gezien als DE oplossing voor elk intern communicatieprobleem. Nu lijkt het erop dat we er niet meer in geloven. We zien ook wel in de praktijk dat het rendement van community's beperkt is. Dit komt volgens mij omdat we te weinig aandacht geven aan alles wat nodig is om er een succes van te maken. Wat willen we bereiken, hoe zorgen we dat mensen actief worden en blijven?” In het onderzoek maken we onderscheid tussen de mate waarin community's worden ingezet in organisaties, en community's die actief worden ingezet door de afdeling communicatie. Peter: “In maar 26% van de gevallen worden community's ingezet door de afdeling communicatie om doelen als alignment of kennisdeling te behalen. Dat is substantieel minder dan een aantal jaar geleden.” Over het rapport In 2024 onderzochten we voor de 5e keer wat de meest voorkomende doelen van interne communicatie zijn, de (digitale) middelenmix die daarvoor wordt ingezet en naar de tevredenheid en effectiviteit daarvan. In totaal namen 113 organisaties deel aan deze editie van de Evolve Benchmark. Nieuwsgierig naar de resultaten?Vraag het onderzoeksrapport hier op. Same old, same old…. Bram was betrokken bij eerdere edities van de Evolve Benchmark en concludeert dat er ook veel zaken hetzelfde zijn gebleven door de jaren heen. Peter: “We zien helemaal niet zoveel veranderen op het gebied van de inzet van middelen. Ik hoor al 20 jaar: 'we moeten af van e-mail'. Het blijft een van de meest ingezette middelen. Ook middelen als Teams-calls, groot geworden door corona, daarvan zou je verwachten dat het af zou nemen nu we weer meer fysiek bij elkaar komen. We zien dat niet terug, het blijft allemaal veelvuldig aanwezig.” Is dit wat het is, vraagt Bram zich af. Is dit het nieuwe normaal, hebben we een gebrek aan fantasie of ambitie? Of: is het landschap volwassen geworden? Peter: “Ik denk ook wel dat we aan het plafond zitten aan middelen. Maar ambitie of fantasie gaat voor mij meer om: wat doen we ermee. Ik denk dat daar misschien meer de uitdaging in zit.” Doelstellingen en meetbaarheid Bram viel op dat het met de doelstellingen en de meetbaarheid van veel organisaties nog niet al te best gesteld is: 22% gebruikt kpi’s, blijkt uit het onderzoek. Peter: “In een eerdere podcast spraken we de hoop uit dat het beter zou zijn. Maar we verwachtten toen ook al dat het nog steeds beroerd zou zijn. Het is tenenkrommend, waanzinnig laag. Een kpi is veel meer dan een getal. Een kpi betekent dat je nadenkt: waaraan meet ik af of wat ik doe succesvol is? Als 78% zegt dat niet te doen….dan ga je je afvragen wat we met zijn allen aan het doen zijn.” Bram vraagt zich af hoe dit kan en wat we bij Evolve in de praktijk tegen komen bij klanten. Peter: “Soms is het gewoon lastig om tot een kpi te komen. Als je een intranet hebt, gaat het dan om of het veel gelezen wordt, er veel interactie is, of omdat er veel mensen komen? Helemaal als je dat wilt relateren aan doelstellingen als alignment en engagement: ik snap dat dat complex is. Ik denk ook dat mensen het soms spannend vinden om iets te roepen over wanneer ze succesvol zijn, omdat je er dan op aangesproken kan worden. En ook: wij zijn niet zo erg van die ‘getallen-mensen’. Dat is bij marketing helemaal ingebed, al vanaf de opleiding. Bij communicatie gaat het meer om gevoel en om verbinding, we zijn minder van de harde cijfers. Ik heb het gevoel dat we dat ingewikkeld vinden.” Bram: “Bij marketing is het einddoel vaak heel meetbaar, bijvoorbeeld bezoek of omzet. Alleen als het gaat om branding of imago wordt het lastiger, dan moet je mensen gaan bevragen. Alleen daar zie je vaak dat het budget van een marketingcampagne vaak hoog genoeg is om een 0-meting en een 1-meting te doen en het verschil in kaart te brengen. Misschien zitten we met interne communicatie ook wel met kleinere budgetten. Zo’n onderzoek is al snel een grote hap uit je budget.” “Als je een kpi hebt, moet je hem meten.” Peter: “Als je een kpi hebt, moet je hem meten. Maar: los van of je hem meet, überhaupt nadenken over wanneer de inzet van een middel succesvol is, dat is al waardevol voor het denkproces. Ik denk niet dat het hem zit in budgetten. Je kunt ook met een vragenlijstje in de kantine gaan staan of bij de lift om een beeld te krijgen van wat mensen vinden. Het heeft eerder met verbeeldingskracht te maken dan met budget.” Bram concludeert dat het formuleren van kpi’s met je directe collega’s ook enorm helpt om erachter te komen en zuiver te krijgen waar je het allemaal voor doet. Podcasts veel ingezet, maar niet door/voor interne communicatie In 47% van de organisaties worden podcasts ingezet en in een heel beperkt aantal gevallen gebeurt dit door de afdeling interne communicatie. “Waanzinnig. Best grappig waanzinnig.” Zo duidt Peter in eerste instantie dit onderzoeksresultaat. Het is bewerkelijk natuurlijk, podcasts maken. Maar het lastige is om intern bereik voor elkaar krijgen, denkt Peter. Een interne podcast op een externe app publiceren zoals Spotify: dat is ingewikkeld. Publiceren op intranet kan, maar denkt Peter: “Ik ken weinig mensen die achter hun laptop gaan zitten en een uur naar een podcast van hun werk gaan luisteren.” Tevredenheid interne communicatiekanalen De tevredenheid over slechts 1 van de interne communciatiekanalen is gestegen, en dat is het intranet. Peter: “In de vorige editie van 2021 zagen we dat mensen blij waren met Teams en webinars. Mensen waren blij dat het werk kon doorgaan, het was nieuw, en dat gaf euforie. We zijn nu drie jaar verder, en dan daalt het een beetje in.” Wat wel opvalt bij de middelen, is dat ze op tevredenheid tussen de 6 en de 7 scoren. Dit terwijl er wel regie is op de middelen, vanuit communicatie. Peter: “Hoe komt het toch, dat dit zo laag beoordeeld wordt? Wat gaat er niet goed? Dat weet ik niet zo heel goed. Zijn we ontevreden over wat de middelen kunnen, over onze eigen capaciteit, of over de ontvangers van de middelen? Intranet scoort een 6.7. Waarom lukt het niet om dat middel een hoger cijfer te geven?” WhatsApp sterkste daler WhatsApp is onder de deelnemers aan het onderzoek de grootste daler op het gebied van tevredenheid. In 71% van de deelnemende organisaties wordt WhatsApp ingezet als communicatiemiddel. In 28% van de organisaties doet communicatie dat bewust, vanuit doelstellingen. Peter: “Vis waar de vissen zitten. Dat is pragmatisch, iedereen zit op WhatsApp, niemand leest het intranet. Je hebt verrassend weinig grip op wat er op WhatsApp gebeurt. En de functies zijn beperkt. Je kunt er geen enorme berichten in kwijt. Ik vermoed dat de daling daar een beetje in zit. Ik denk ook dat de daling voortkomt uit de corona-periode: men was toen blij DAT ze mensen konden bereiken en WhatsApp had daar een grote rol in. Het was in de perceptie heel handig: je kon tenminste IETS.” “Alles is een format: alle interne content zou geformatteerd moeten worden.” Contentformats Ander opvallend resultaat in de ogen van Bram: 51% van de organisaties gebruikt contentformats. Peter: “Dat is erg laag. Alles is een format: alle interne content zou geformatteerd moeten worden. Het helpt je om doelgericht na te denken over waar je je content voor inzet. Het helpt je om efficiënt en effectief met informatie en content om te gaan. Interne communicatie loopt een paar jaar achter op extern, waar we alles in formats doen. Je ziet het nu wel doorsijpelen.” Digital Employee Experience Een van de grootste issues van medewerkers is dat ze moeite hebben met de interne verschillende tools en systemen, dus in het kader van medewerkerstevredenheid is DEX best een belangrijk onderwerp. Is Digital Employee Experience (DEX) inmiddels meer dan een modeterm, wordt het ook echt strategisch ingezet? De analyse van Bram is dat veel organisaties niet verder komen dan het organiseren van Single Sign-On. Peter geeft context: veel organisaties zijn over naar SAAS-applicaties en kopen een pakket as-is. Daar kun je niet veel aan veranderen en dat zou ook zo min mogelijk moeten. Peter: “Het is heel lastig om die pakketten qua uniformiteit, look&feel en beleving goed op elkaar aan te laten sluiten. SAP ziet er nu eenmaal anders uit dan MS365. Ik denk dat het een heel ingewikkelde opgave is om dat te doen, tenzij je heel groot bent, zoals PostNL, dan bouw je er een laag overheen en verbind je alles met elkaar. Als je die middelen niet hebt, dan doe je iets met Single Sign-On, iets met een contentstructuur en heel veel meer dan dat kan je volgens mij niet doen.” Luister hier de YellowChat aflevering met Anjo Jongenelis over hoe PostNL een overkoepelende en verbindende DEX-laag heeft gebouwd. Digivaardigheid “In 2021 gaven we digivaardigheid een 6.3 en 3 jaar later geven we het nog steeds gemiddeld een 6.3. Het is frappant dat het hetzelfde cijfer is, maar het is wel echt een vrij laag cijfer,” analyseert Peter.

In deze aflevering van YellowChat zijn hosts Bram en Peter op zichzelf aangewezen en helemaal zonder gast: deze podcast staat volledig in het teken van de Evolve Benchmark. We lanceren namelijk vandaag, op 13 juni 2024, de vragenlijst! Ik doe mee! Drie quotes uit de aflevering: “Interne communicatie loopt altijd best wel wat achter op externe communicatie. Het komt er wel, maar het duurt altijd wat langer.” “Als je zegt: 'medewerkers zijn mijn belangrijkste kapitaal', dan zou je eigenlijk dus volle bak moeten geven op interne communicatie.” “Tijdens de coronapandemie is er meer waardering gekomen voor interne communicatie. Dat heeft zich ook vertaald naar investeringen in nieuwe digitale media.” Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/3mNYGZJTdaGUUXH4QuotuA?si=8d9cf32a5fb547ac De Evolve Benchmark 2024 Tijdens deze vijfde editie van het benchmarkonderzoek onderzoeken we de inzet van het intranet én andere digitale communicatiemiddelen bij Nederlandse organisaties. De Evolve Benchmark is een benchmark van het vakgebied, maar tegelijkertijd natuurlijk ook een benchmark voor jouw organisatie: je kunt je meten aan anderen en weten waar je staat. Als deelnemende organisatie krijg je een eigen rapport, en hoe meer organisaties er deelnemen, hoe rijker het beeld! Peter: "Interne communicatie gaat om mensen bewegen tot iets wat jij graag wilt, daar zit altijd een gedachte achter. Middelen zijn fantastisch, maar wat is het bereik van de content, en hoe effectief is dat? Daar zijn we heel benieuwd naar, of daarover nagedacht wordt. De vraag is of de slag die met externe communicatie al gemaakt is met formats, kpi's, doelgroepsegmentatie, of we dat ook wat meer terug gaan zien aan de interne kant." Koffiedik kijken "We gaan niet vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek van 2024. Maar we gaan toch vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek," introduceert Bram de preview van de verwachtingen voor het onderzoek van dit jaar. "Volledig feitenvrij," vult Peter aan. Natuurlijk gaan we eerst grondig onderzoek doen voor we ons wagen aan conclusies, maar hieronder vind je dus toch alvast heel kort met een slag om de arm wat de heren hosts uit hun glazen bol toveren. Blijvende verandering voor interne communicatie, door Corona en het daaruit voortgekomen hybride werken. We hebben ervaren dat digitaal contact fantastisch is, maar dat persoonlijk contact belangrijk blijft. In eerdere edities gold: hoe nieuwer de middelen, hoe hoger de ingeschatte effectiviteit (hoger dan bij traditionele middelen). De middelen zijn nu minder "nieuw", dus daar gaat zeker een verandering optreden. Terugblik 2014-2021 Bram en Peter blikken in de podcast eerst terug, om daarna zoals je hierboven zag "factfree" vooruit te kijken naar het benchmarkonderzoek van dit jaar. Hieronder de samenvattingen van de eerdere edities: 2014: Veel organisaties zijn bezig met interne social media, vaak vanuit de discipline communicatie. Hoewel het vormen van een interne community veelal nog een drempel is, zal de echte uitdaging zijn om een community te creëren met een blijvend en relevant karakter. De oplossing hiervoor ligt in het integreren van de community in (werk)processen en systemen en daar vervolgens doelen, KPI’s, targets en statistieken aan te koppelen. 2016: De inrichting van interne social media wordt steeds professioneler. Beheer en moderatie zijn beter belegd, en het wordt duidelijker welke impact een interne community kan hebben op de organisatie. Maar de doelen moeten meetbaar worden gemaakt en interne social media zijn nog beperkt nodig voor het verbeteren van werk, producten en diensten. 2018: Interne social media zijn meer en vaker geïntegreerd in de communicatie, maar de integratie in het primaire proces blijft achter. Hoewel zeven op de tien organisaties aangeven dat het interne platform direct bijdraagt aan de verbetering van producten en diensten, heeft bij 57 procent van de organisaties minder dan een kwart van de medewerkers het platform daadwerkelijk nodig voor het dagelijks werk. 2021: Tijdens de coronapandemie is meer waardering gekomen voor interne communicatie. Dat heeft zich ook vertaald naar investeringen in nieuwe (digitale) media. De respondenten van het Benchmarkonderzoek zijn bovendien optimistisch over de blijvende aard van de veranderingen: vrijwel unaniem (97%) geven zij aan te verwachten dat het werk structureel anders ingericht zal blijven en worden.

Een driewekelijkse interne nieuwsshow bij een van de grootste zorgverzekeraars van Nederland, met 36 afleveringen en een almaar groeiend aantal kijkers. Dat is voer voor YellowChat, de podcast van Evolve met hosts Bram Koster en Peter Haan. In de nieuwste aflevering is te gast: Wim Vis, manager Newsroom bij zorgverzekeraar VGZ.  “Dit vind ik écht tof” Zonder enig cynisme zegt Peter over het onderwerp en de gast van deze aflevering van YellowChat in het begin van de podcast: “Het gebeurt niet vaak dat ik onder de indruk ben. Soms kom ik dingen tegen waarvan ik denk: Dit vind ik ECHT tof.” Kijk, een oprechte en welgemeende teaser. Luisteren maar, dus:  https://open.spotify.com/episode/4PAGp5xHkHaFGHz8Unqigp?si=d68237e9cb3847b0 Stevig en doordacht, taai en saai  Toen Vis aankwam bij VGZ ervoer hij in het eerste jaar het niveau van de communicatie van VGZ als stevig en doordacht. Maar ook als ‘taai’. En soms... zelfs een beetje ‘saai’. Vis: “We wilden wat lucht en energie brengen in de communicatie richting onze collega’s.”  Vis omzeilde het maken van een businesscase en hebben van eindeloze meetings en is eigenlijk gewoon begonnen met het maken van de Nieuwsshow. Van tevoren werden er geen doelstellingen geformuleerd als: “We willen 70% van de medewerkers bereiken”. Bram concludeert dat dat ook wel bevrijdend kan werken, of zoals Vis zelf zegt: “We begonnen met een leeg blad”.  Buy-in bij het bestuur  Goed om hierbij te vermelden, is dat de VGZ Nieuwsshow een geesteskind is van (ex) Raad van Bestuur-lid van VGZ Frank Elion. Hij zette Vis actief op het spoor van een interne nieuwsshow in video, omdat hij vond dat hij goed presenteerde. C-level commitment is wederom…. niet te onderschatten.  De Nieuwsshow is drie jaar geleden gestart met een budget voor twee afleveringen, met als aanleiding een “kerstshow die wel wat meer aandacht nodig had”. De eerste twee afleveringen waren een behoorlijk succes, aldus Vis. Collega’s vonden het ‘verfrissend’, maar ook ‘leuk’ en vroegen: “mag dit vaker”. Vis: “Ja, dan heb je je buy-in wel georganiseerd richting de rest van het bestuur.”  Vis concludeert: “Als je dingen via het juiste pad doet, komen er soms heel veel mitsen en maren en wordt het uiteindelijk niet het product wat je wil. Soms moet je dingen gewoon doen, omdat er dan iets loskomt. Het succes van de VGZ Nieuwsshow zit hem ook in het feit dat we mandaat hebben om dit te mogen doen. De vrijheid die we krijgen vanuit VGZ om de show te maken is een essentiële succesfactor.”  In contact met VGZ, met elkaar en met de strategie Voor de afdeling interne communicatie was en is de VGZ Nieuwsshow een extra middel dat aan interne verbinding bijdraagt. In totaal heeft VGZ voor interne communicatie trouwens drie doelstellingen: in contact zijn met VGZ, in contact zijn met elkaar en in contact zijn met de strategie van VGZ. Maar… wat IS de VGZ Nieuwsshow?  Misschien is het tot nu toe een beetje onduidelijk hoe die VGZ Nieuwsshow er nu precies uitziet en waar het over gaat. Het is een videojournaal in maximaal 17 minuten. Iedere aflevering heeft drie sprekers, een intro en aan het begin wat korte updates, een stuk of vijf. De sprekers zijn altijd VGZ-collega’s, met verschillende functies, over verschillende onderwerpen, met toelichting op dingen die bereikt zijn, innovaties die uitgerold worden of actualiteiten die buiten spelen die naar binnen toe geduid moeten worden.  Een voorbeeld van een format in de VGZ Nieuwsshow is “De agenda van”. Daarin legt een collega aan de hand van zijn agenda uit wat hij dagelijks doet, waar hij mee bezig is dus. Vis: “Ik loop wel eens door onze vestiging in Eindhoven, en ik heb geen idee wat iedereen daar doet. Wat staat er in de agenda van een propositiemarketeer?”  We doen voor de 5e keer benchmarkonderzoek naar interne digitale platformen en content. Doe je dit keer ook (weer) mee met de Evolve Benchmark? Laat je gegevens hier achter, je ontvangt in juni de vragenlijst van ons! Luchtigheid en vaart in een strakke jas  Bram mocht 1 aflevering kijken en concludeert: “Het niet gepolijste aan deze show, dat vond ik heel mooi. Je voelt dat het goed gemaakt wordt, maar het is niet gelikt. Mooi in balans.”  Vis: “Het is een intern journaal. Het moet niet te strak zijn. Er komt geen schmink aan te pas. Ik vind het fijn als er dingen in beeld komen die misgaan. We proberen het 'ruw’ te maken.”  Maar, zegt Peter, de vorm is superstrak. “Het is wel kwaliteit. Dat zit hem in de snelheid van de items, in het enthousiasme, maar ook in de onderwerpen die behandeld worden. Echt tof. Zelfs voor mij als niet-VGZ’er was het leuk om naar te kijken!”  Na 20 afleveringen is er een enquête opgezet onder VGZ-collega’s: wat vinden collega’s van de VGZ Nieuwsshow? Belangrijkste wat daaruit kwam, zegt Vis, is de wens om het echt binnen de 17 minuten te houden per aflevering, omdat anders de vaart eruit gaat.  Aan het eind van de podcast concludeert Vis hier ook nog, dat de belofte dat iets (altijd) maar een bepaalde tijd duurt (dus maximaal 17 minuten, of voor andere videoformats binnen VGZ, bijvoorbeeld 3 minuten, ook een reden kan zijn om te gaan kijken (of luisteren).  Dat is een duidelijke pro-tip!  Voorbereiding en voorgesprekken: de keuze van onderwerpen  Vis werkt voor de VGZ Nieuwsshow samen met collega Herbert Heuvink: ze werken met een shortlist van mensen en onderwerpen. Ze krijgen best veel aanvragen, die niet altijd in het format passen van een mix van serieus en luchting. Eén van de bedrijfswaarden van VGZ is ‘menselijk’. De persoonlijkheid van mensen moet terugkomen in de Nieuwsshow.  Gekaapt door interne politiek?  Hoe zorg je er nou voor dat zo’n mooie show niet gekaapt wordt door interne politiek, vraagt Peter zich af. En ook, de show wordt wel gemaakt ten dienste van VGZ. In hoeverre komen de strategische doelstellingen en kernwaarden van de organisatie terug in de show?  Vis begint met het antwoord op de tweede vraag: “De Nieuwsshow wordt altijd gelinkt aan de strategie en aan de doelstellingen. Ik ben wel bezig met de mix, dus met zorg, met strategie, maar ook met iets vrolijks. We hebben eigenlijk nooit issues hiermee. Voor een gesprek van 3 minuten kun je altijd iets verzinnen dat de moeite waard is.”  Productie-intensiteit en doorlooptijd  Vis geeft aan dat er per show ongeveer 2 tot 3 dagen voorbereiding nodig is met een team van twee, inclusief opname. Er wordt meestal op dinsdag opgenomen en op diezelfde dag stuurt het productieteam in de avond al een eerste versie richting VGZ. Het is duidelijk dat het team goed op elkaar ingespeeld is, want dat is nogal snel. Maar wel helemaal volgens de wens van Vis, want het is toch een nieuwsshow en donderdag in de vroege ochtend, zo vroeg mogelijk, gaat de show live via het intranet van VGZ. Volgens Vis ziet ongeveer 40 tot 50% van de VGZ-collega’s de show.  Nieuwsshow als aankeiler van interne communicatie  Veel communicatie-onderwerpen of events binnen VGZ worden vanuit de nieuwsshow aangekeild, soms vindt er ook recycling plaats van onderwerpen uit de nieuwsshow die via andere communicatie-uitingen of kanalen worden hergebruikt. Vis: “Het is onderdeel van de strategie. Het is een ingebed geheel. We willen collega’s in contact met elkaar brengen, en ook om trots te delen. Iedere organisatie laat graag zien dat collega’s trots zijn op de plek waar ze werken.”  Uitdaging: Format aan 1 persoon?  De vraag die je wist dat zou komen. Hangt dit format niet te veel aan Vis alleen? Vis: “Nee, dit hangt niet te veel alleen aan mij. Ik vind het heel leuk om te doen, en ik dat het helpt dat ik een verleden als tv-maker heb en formats heb gemaakt. Maar ik denk dat heel veel andere collega’s dit kunnen bij VGZ, dus het hangt niet specifiek aan mij.”  Bram concludeert dat de achtergrond en skillset van Vis er zeker aan hebben bijgedragen dat het concept er nu is, Peter gaat een stapje verder en stelt dat de rol van de presentator (Vis dus) essentieel is voor dit succes.  Toekomst: Van intern naar extern?  Waarom ga je niet extern met dit format, vraagt Peter. Hoeveel is er nu echt alleen bestemd voor intern? Ook in het kader van arbeidsmarktcommunicatie, als een kijkje in de keuken.  De hosts zijn enthousiast, dat is duidelijk. Veel dingen die in de nieuwsshow voorbijkomen zijn echt intern gericht, vindt Vis. En verzekeraars liggen altijd onder een vergrootglas, dus dan moet hij op zijn woorden gaan letten.  Zelf ook maken?  Ben je nu helemaal enthousiast geworden, en wil je ook zoiets maken? Wim en Peter vertellen je met plezier meer over het produceren van een nieuwsshow! Neem via dit formulier contact met ons op of mail Peter Haan: peter@evolve.eu.

Een nieuwe aflevering van YellowChat met een dubbele primeur: we hebben voor de eerste keer een gast voor de tweede keer uitgenodigd EN we kondigen in deze podcast aan dat onze gast sinds deze week een nu al dierbare collega is geworden! We hebben het over Samuel Driessen. Onze hosts Bram en Peter duiken direct de diepte met hem in over de wereld van intern en extern, AI, data, strategie en KPI’s.  Onderwerpen die aan bod komen in deze podcast Wat is er de afgelopen 5-10 jaar veranderd?  Intern vs. extern: Hoe zit het met de verschillen?  WhatsApp vs Intranet  Werken aan klantzijde vs. werken aan bureauzijde  De invloed van AI op interne digitale communicatie  Beluister de podcast: https://open.spotify.com/episode/0YQRfaoKvpwrYVx5Yd1v6G Wat is er veranderd in het afgelopen decennium? Samuel was 5 jaar geleden te gast in YellowChat en presenteerde een jaar of 9 geleden op een intranetsymposium in Kopenhagen. Bram spitte die presentatie door: er lijkt niet veel veranderd in de afgelopen vijf tot tien jaar. De uitdagingen op het gebied van doelen van het intranet (ontbreken vaak en worden niet breed gedragen), strategie (ontbreekt vaak) en search (bijna altijd een drama op het intranet) spelen ook in april 2024 volop.  Samuel: “Als je aan de ‘verkeerde’ kant begint, aan de technologiekant, dan zie je dat Microsoft 365 enorm dominant is geworden binnen veel bedrijven. Er is vooruitgang, en de echte beweging naar de cloud wordt nu gemaakt. Ook zijn er in de afgelopen jaren veel spelers bijgekomen die SAAS-oplossingen leveren, inmiddels lijkt SAAS, terecht of onterecht, een heilige graal geworden.”  “Als het gaat over de fundamentele zaken, dus intranet doelstellingen en intranetstrategie, dan zie je dat het blijkbaar heel moeilijk is om dat goed te doen en goed gedragen te krijgen in organisaties.” Peter sluit zich hierbij aan: “In de breedte van het vak vinden we het kennelijk lastig om accountable te zijn.”  Met de komst van SAAS-platformen is software niet meer alleen van IT. Ook dat is een ontwikkeling van de afgelopen jaren. Peter: “Als je tegenwoordig je creditcard trekt, dan haal je een SAAS-platform naar binnen en heb je in 1 keer een platform.”   Ook zijn er veel kanalen bijgekomen waarop mensen met elkaar communiceren. Peter: “Hoe weet je dan nog waar je moet zijn en hoe bereik je nog je mensen? De veelheid aan kanalen, dat vind ik wel een verandering. Misschien niet ten opzichte van 5 jaar geleden, maar zeker wel ten opzichte van 10 jaar geleden.”  Over onze gast en nieuwe collega: Samuel Driessen Samuel Driessen studeerde eind jaren ’90 Taal- en Spraaktechnologie aan de Radboud Universiteit in Nijmegen, werkte 10 jaar voor Océ, was senior consultant bij Entopic en directeur van Bildung (label van Entopic). Daarna was hij zeven jaar actief bij Teva Pharmaceuticals. In zijn laatste rol daar was hij hoofd Global Commercial Digital Platforms and Operations. Per 2 april is Samuel Driessen principal consultant bij Evolve. Connecten met Samuel kan hier op Linkedin.   WhatsApp vs Intranet Als we de adoptie van een intranet met die van WhatsApp vergelijken, dan lijkt het bij WhatsApp vanzelf te gaan. Dat is maar deels waar, vindt Samuel: “De adoptie van WhatsApp lijkt misschien naadloos, tegelijkertijd moet je ook bij WhatsApp-gebruik regels afspreken met elkaar, want je loopt tegen dezelfde spanningen aan.”  Bram merkt hetzelfde bij Randstad, waar onlangs een chatspace binnen Google Gemini (voorheen Bard) is gelanceerd. “Iedereen begint met elkaar te babbelen, maar op een gegeven moment moeten er toch afspraken worden gemaakt over governance en moeten er gedragsregels worden afgesproken. Er moet altijd iets van een politie-functie vervuld worden in zo’n infrastructuur.”  Van intern naar extern en weer terug  De afgelopen jaren zat Samuel bij Teva aan de externe kant en nu komt hij bij Evolve weer terug naar “intern”. Bram is benieuwd naar de verschillen. Samuel: “Als je op een wat hoger niveau kijkt, dan is er niet zo heel veel verschil en dan doel ik met name op de platformkant.”   Een goede strategie, goede doelstellingen, meten wanneer iets succesvol is, goede content, zowel qua structuur als beheer. Het zijn allemaal zaken die zowel voor intern als extern van groot belang zijn om op orde te hebben en om succesvol te zijn. Samuel: “Ik denk wel dat je kunt zeggen dat er grote verschillen zijn op het gebied van doelstellingen, en dan met name de KPI kant, dus de indicatoren om te bepalen hoe succesvol je bent.”   Bij extern ligt de focus vanzelfsprekender op de KPI’s, terwijl aan de interne kant men soms al blij is dat er een platform en een beheerorganisatie is. En of dat dan goed gaat, dat is dan een tweede. Samuel: “Aan de externe kant zie je veel meer focus op succes en wat je van de succesindicatoren leert. Extern is op een bepaalde manier ook makkelijker, bij intern heb je met veel meer belanghebbenden te maken. Bij extern heb je te maken met ‘de’ klant. Dat is heus moeilijk genoeg om die te begrijpen, maar dat kan je proefondervindelijk doen. Dat kan bij een intranet niet. Het is veel ingewikkelder.”   Peter vult aan en noemt vanuit zijn ervaring bij zowel KPN als Evolve een aantal argumenten waarom het “intern” complexer werkt dan extern. De verschillen zitten hem onder meer in het meten, maar ook in verschillen in functie en in functionaliteiten, als ook in focus, en in organisatiepolitiek.   >>> Beluister de argumenten op dit onderwerp volledig, met aanvullingen vanuit Samuel en Bram tussen 15.58 – 20.52 in de podcast! Datagedreven in interne digitale communicatie Gaan we het nog meemaken dat we datagedreven werken in interne digitale communicatie, vraagt Bram zich af. Minder vanuit de onderbuik, meer vanuit dashboards? Samuel: “Alle SAAS-oplossingen hebben ingebouwde dashboards, maar ten opzichte van Google Analytics is daar een wereld te winnen. Toch heb ik goede hoop.”   Samuel denkt dat AI niet de oplossing is voor al onze problemen, maar ziet wel de “data science” kant opkomen, ook voor interne communicatie. Het automatiseren van datastromen en bij elkaar trekken en presenteren: daar zijn veel ontwikkelingen. “Als je gaat werken met die datastromen, mits gekoppeld aan goede strategiedoelstellingen, dan gaan er mooie dingen gebeuren.”   Klantzijde vs bureauzijde en waarde toevoegen als bureau  Natuurlijk bespreken we ook de overstap van Driessen van klantzijde naar bureauzijde. Wat is eigenlijk de rol van een bureau, hoe voeg je waarde toe? Peter: “Volgens mij voeg je in eerste instantie waarde toe als bureau als je een klant helpt om goed te begrijpen wat zijn vraag is. We kunnen klanten helpen door boven de materie te hangen en dingen wat scherper neer te zetten. Dat wordt van een bureau gemakkelijker geaccepteerd. Wij kunnen challengen, als je dat vanuit intern doet ben je al snel die zeurende collega.”  Taal en spraaktechnologie in interne communicatie Samuel studeerde Taal, Spraak en Informatica en Bram wil weten welke rol hij voor dit “vakgebied” ziet weggelegd in interne communicatie. Samuel: “Tijdens mijn studie eind jaren ’90 waren we al bezig met generatieve taalmodellen. De hoeveelheid (test) data was in die tijd een probleem. Nu zijn we veel verder en de kwaliteit van generatieve AI-diensten is enorm toegenomen.” Hij is tegelijkertijd kritisch. “AI is niet de oplossing voor alle problemen. Het is een middel, een technologie. Hoe zorg je ervoor dat de technologie de mens dient?”   Hoe je AI dan kunt gebruiken voor interne communicatie? Een voor de hand liggende optie is tekst-naar-spraak, denkt Samuel. Het is de vraag wanneer dit van toegevoegde waarde kan zijn, maar voor non-deskers kan het prima een oplossing zijn voor het lezen/luisteren van nieuwsberichten of serviceberichten.   Peter ziet vooral mogelijkheden en kansen voor AI op het gebied van personalisatie. Vanwege schaarste in resources krijgen mensen vaak nog hetzelfde bericht voorgeschoteld, dat kan met AI makkelijker persoonlijk. Ook op het gebied van Search kan AI helpen met betere zoekresultaten in een warboel aan informatie. En dan zijn er nog taal en vertaling: relatief goed te doen met AI en... dan is er nog contentproductie, zowel in tekst maar ook in audio en video.   >>> Interessante tool om zelf mee te experimenteren (we gingen je voor): je eigen liedje maken in https://app.suno.ai/. Luister het liedje van Peter hier.  Aandachtspunt bij al die mogelijkheden tot creatie die AI kan bieden is natuurlijk dat je wel moet bedenken WAT je dan gaat maken…. Peter: “We denken daar te makkelijk over: AI, klus dat! Er gaat altijd een mens aan vooraf.”   Uitsmijter: Start van het vijfde Benchmark onderzoek van Evolve  Dan NOG een nieuwtje in deze podcast, als uitsmijter! Bij Evolve starten we medio april 2024 ons tweejaarlijkse benchmark-onderzoek op. Wil je daaraan meedoen, heb je daar interesse in, wil je als eerste op de hoogte zijn, kom dan bij ons in de lucht! Contact: onderzoek@evolve.eu.

In de recentste aflevering van YellowChat (onze podcast, gepresenteerd door Bram Koster) zitten we aan tafel met Anjo Jongenelis, die al 45 jaar zijn expertise inzet bij PostNL. Hij deelt zijn inzichten over de transformatie die het bedrijf heeft doorgemaakt, met een sterke focus op innovatie en vernieuwing. Anjo benadrukt het belang van het ondersteunen van medewerkers met eenvoudige en efficiënte toegang tot diverse systemen en informatie. Hij legt uit dat PostNL een cloudstrategie heeft geïmplementeerd, waarbij standaardprocessen via ‘Software as a Service’ (SaaS) worden uitgevoerd. Een gevolg hiervan: medewerkers moesten door verschillende SaaS-platforms navigeren voor diverse taken. Dat kwam niet ten goede aan de digitale medewerkerservaring én niet aan de productiviteit. Daarom ontwikkelde PostNL een geïntegreerde oplossing. Die oplossing omvat een nieuw intranet, gebaseerd op moderne technologieën zoals API's en een headless contentmanagementsysteem. Dit biedt medewerkers een uniforme gebruikerservaring. Daarnaast vertelt Anjo hoe PostNL streeft naar een meer gepersonaliseerde benadering van interne communicatie. De focus ligt op het vereenvoudigen en stroomlijnen van processen. Zo wordt bijvoorbeeld het inloggen vereenvoudigd en moeten de handscanners volwaardige werkplekken worden voor medewerkers zonder vaste werkplek. Het doel is om de tevredenheid van de werknemers te verhogen en een efficiëntere werkomgeving te creëren. Hoewel dit investeringen vergt, wordt het gezien als essentieel voor het verbeteren van de werknemerservaring en het effectiever en efficiënter maken van het werk.  Klinkt dit interessant?Luister naar alles wat Anjo hierover te vertellen heeft in deze aflevering van YellowChat.  NB 1: in de podcast vertelt Anjo over de samenstelling van het dev-ops team, in dit team zit naast de genoemden ook een channel lead.NB 2: deze podcast is opgenomen in december 2023.

In de aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, neemt Bram Koster dit keer niet de rol van gastheer op zich, maar die van gast. Peter ondervraagt hem over zijn rol als Service Owner bij Randstad. Een halfjaar voordat hij in deze functie begon, startte de wereldwijde uitrol van een intern communicatieplatform. Bram's missie? Zorgen dat de organisatie maximaal profijt haalt uit dit platform. Natuurlijk brengt dit de nodige uitdagingen met zich mee. Hoe overtuig je meer dan 45.000 mensen, verspreid over de hele wereld, om het intranet te adopteren? En als elke afdeling een eigen stempel drukt op het platform, hoe creëer je dan verbinding tussen die diverse afdelingen? En hoe breng je uniformiteit in deze gedecentraliseerde manier van werken? Deze en talloze andere vraagstukken worden besproken in deze aflevering van YellowChat.

“Als ik niet kan vinden wat ik zoek dan schrijf ik het zelf”, is wat Pauline Kamphuis dacht. Jarenlang heeft ze aan het roer gestaan van verschillende communicatieteams. Vanuit die rol kreeg ze te maken met organisatie transformaties en schreef ze strategieën over hoe je medewerkers meekrijgt in zo’n transformatie. Ze plukte in die tijd informatie van allerlei verschillende bronnen. Maar waarom staat dat niet gewoon allemaal verzameld in een boek? Na die gedachte ging het balletje rollen en binnen een half jaar zag haar boek het levenslicht: in 10 stappen succesvol transformeren. Pauline Kamphuis Transformaties - niet te verwarren met change, dat is iets anders - gaan nogal eens mis in organisaties. Omdat de directie bijvoorbeeld geen heldere visie heeft geformuleerd. Wat brengt de transformatie de organisatie? Wat moeten de mensen straks anders doen en wat blijft er misschien wel hetzelfde? Of medewerkers worden niet (goed) meegenomen in alle veranderingen. Terwijl zij cruciaal zijn. Zij gaan immers het werk straks anders doen. Of ander werk moeten doen. Waarom change trouwens anders is? Bij een transformatie verandert het wezen van de organisatie. De organisatie gaat fundamenteel andere dingen doen. Of dingen fundamenteel anders doen. En daaruit volgen vrijwel altijd verschillende changes, zoals een nieuw ICT of HR-systeem. Maar changes gaan vaak over structuren, processen en systemen, terwijl een transformatie het opnieuw uitvinden van de organisatie is. Dat is veel minder tastbaar, planbaar en meetbaar. Beluister de podcast hieronder. Of lees het boek. Verkrijgbaar via https://strategyc.nl/home.

Hoe verbind je een heel netwerk van Nederland in het buitenland met elkaar? Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken is dit vraagstuk dagelijkse kost. En hoewel medewerkers dus wel gewend waren om op afstand met elkaar te werken, was werken met corona-maatregelen toch andere koek. Want collega’s die normaal wel op hetzelfde kantoor werkten, kwamen elkaar opeens niet meer automatisch tegen. Sarah Muñoz Grootveld, strateeg en coördinator van de afdeling corporate en interne communicatie, ging hiermee aan slag. Sarah Muñoz Grootveld Sarah vertelt in deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, onder andere over hun interne nieuwsapp waarop veelal zogenaamde “hero content” wordt geplaatst. In deze app, de BZbuzz, staan verhalen van collega’s van overal ter wereld centraal. Verhalen en foto’s over hun werk en over wat ze meemaken. Dát is belangrijk voor mensen en dat is één van de manieren om iedereen, van Den Haag tot in Afrika met elkaar én de organisatie te verbinden.

Ze is oud-journalist en werkt inmiddels al voor de derde keer op een ministerie. Maryse Ducheine is directeur communicatie op het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en in die rol heeft ze de afgelopen 18 maanden onder hoge druk op een nieuwe manier leren samenwerken met collega's. Want niet alleen moest er vanuit huis gewerkt worden, er werd ook binnen 3 weken een steunpakket opgezet vanwege corona; een proces dat normaliter een flink aantal maanden vergt. Maryse Ducheine (bron: LinkedIn) In deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, vertelt Maryse over deze ervaring, waarbij WhatsApp een onmisbaar kanaal bleek en zijn "nevernooitniet" meer 5 dagen per week naar kantoor gaat. Daarnaast gaat ze in op de manier waarop de communicatie van het ministerie is ingericht, zowel intern als extern, en legt ze uit waarom de overheid proactiever mag uitleggen wat zij allemaal doet. Daarbij geloof ze zeker niet in 'spin doctoring' en wel in het aangaan van het échte gesprek.

Toen Evolve in 2011 startte, was er weinig bekend over het nieuwe vakgebied van interne social media en sociale intranetten. Daarom besloot Peter Haan, oprichter en directeur van Evolve, al in een vroeg stadium te investeren in onderzoek. Zo ontstond het idee van een benchmark-onderzoek om te achterhalen hoe organisaties de nieuwe sociale middelen inzetten en hoe goed ze georganiseerd waren. En in 2014 kwam de eerste editie van dit onderzoek uit. En op dit moment vindt het onderzoek alweer voor de 4e keer plaats. Daarom is er in deze aflevering van YellowChat geen gast, maar vertelt Peter zelf over het ontstaan van het onderzoek, de resultaten door de jaren heen en wat er dit jaar anders is aan het onderzoek. Ben je geïnteresseerd geraakt en wil je (misschien zelfs zonder de podcast te luisteren) meer weten of zelfs meedoen? Kijk dan hier voor meer informatie!

Hoe handig is het als je als grote retailorganisatie bij het uitbreken van de coronacrisis over een online platform beschikt waarop medewerkers van verschillende filialen ervaringen en ideeën kunnen delen om de winkels goed te laten opereren? Heel erg handig, zo blijkt uit het verhaal van José Mes, manager corporate communicatie bij A.S. Watson Health & Beauty Benelux - het moederbedrijf van o.a. Kruidvat, Trekpleister en Prijsmepper - in deze nieuwe aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve. José Mes (bron: LinkedIn) Bij deze winkelketens werken zo'n 25.000 medewerkers, verspreid over circa 1.300 winkels. En elke dag worden ze niet alleen op de hoogte gehouden via het interne sociale platform, toepasselijk 'watsonline' genaamd, maar delen zij vooral ook zelf verhalen. Dat leidde er onder andere toe dat een idee van een filiaal in Almere om toezicht te houden op het aantal bezoekers in een winkel snel in gebruik kon worden genomen in het hele land. Ook wordt het platform gebruikt om de medewerkers in de avonduren op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen met professionele programma's vanuit een eigen studio in een van de distributiecentra. En dan niet met een saaie Teams-meeting, want om mensen te boeien, moet zo'n programma wel leuk zijn. Beluister het complete en aanstekelijke verhaal van José hieronder of in je eigen podcastspeler!

Misschien denk je nu: "Hé, weer over werkgeluk?" Ja, weer over werkgeluk. Onze vorige aflevering van YellowChat ging erover, waarbij onze collega Evelien Mak uitlegde over haar onderzoek naar het fenomeen. In deze aflevering praten we met Marjon Schumacher, hoofd HR bij BNNVARA, over haar ervaringen met de praktische aspecten ervan. Want wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken als je met werkgeluk aan de slag gaat? Marjon Schumacher Het onderwerp is volgens Schumacher tegelijkertijd complex, omdat het zoveel dimensies kent, én simpel, omdat je er ook op individueel niveau direct mee aan de slag kunt. Over de plantenbibliotheek, luisterende leidinggevenden, het belang van borrels en de sleet op online borrels, wekelijkse 'smiley surveys' en het effect van thuiswerken op werkgeluk. Foto door fauxels via Pexels

Vanuit Evolve hebben we recent onderzoek gedaan naar werkgeluk onder mensen die werken op afstand. Die niet-meer-zo-nieuwe realiteit heeft flinke impact op o.a. de mate waarin medewerkers zich verbonden voelen met het werk en elkaar, zo blijkt. In deze podcast, die iets korter duurt dan je van ons gewend bent, vertelt collega Evelien Mak over haar onderzoek en de resultaten ervan, waarover we onlangs een whitepaper publiceerden. En misschien wel belangrijker, ze vertelt ook hoe je via digitale kanalen het onderwerp op de agenda krijgt, zicht krijgt op het werkgeluk van je collega's én deze positief kunt beïnvloeden. Volgende week volgt een tweede, langere podcast over werkgeluk, waarin Marjon Schumacher, hoofd HR bij BNNVARA, vertelt over haar ervaring met werkgeluk in de praktijk.

Als een van de eerste organisaties in Nederland riep DSM de medewerkers op om thuis te werken. Daardoor werkt Paul Beelen, global manager science communications binnen het DSM Innovation Center, al bijna een jaar thuis. In deze aflevering van YellowChat vertelt hij hoe hij onder die omstandigheden een community bouwt van de ca. 1.900 wetenschappers en ca. 1.100 innovatieprofessionals binnen het bedrijf. Zo organiseerde Paul een digitaal event dat maar liefst een week duurde. De opmerking dat een event van een dergelijke lengte wel 'cool' moest worden, zorgde ervoor dat hij een digitale 'venue' liet ontwikkelen voor het evenement (zie screenshots onderaan), dat zo'n 1.000 deelnemers trok vanuit de hele wereld. En omdat hij in 2017 hetzelfde event organiseerde in fysieke vorm, kan hij goed duiden waarin een digitaal event verschilt van een 'innovatiefestival' waarbij mensen elkaar letterlijk tegen het lijf kunnen lopen. Paul Beelen Daarnaast gaat Paul in op de wijze waarop DSM omgaat met het werken op afstand en hoe het voorsorteert op een structurele aanpak van hybride werken, waarbij collega's deels vanuit kantoor werken en deels vanuit huis. Maar in een kort artikel als dit kunnen we geen recht doen aan alle ervaringen en leerpunten die hij deelt, dus luister vooral zelf naar Pauls verhaal! Impressie van de digitale eventlocatie die DSM inzet voor evenementen-op-afstand Impressie van de digitale eventlocatie die DSM inzet voor evenementen-op-afstand Impressie van de digitale eventlocatie die DSM inzet voor evenementen-op-afstand

Het hele jaar zijn de meesten van ons meer thuis dan we gewend waren. En de komende periode van Kerst en oud & nieuw zal dat niet anders zijn door de lockdown. Meer dan ooit geeft dat de kans op bezinning, ook professioneel. Wat is er voor nodig om je in 2021 en de jaren erna door te ontwikkelen als communicatieprofessional? Welke skills heb je nodig? En pak je dat aan? Daarover hebben we het in deze aflevering van YellowChat met Ingrid Schipper, managing partner bij SchaalX. Zij praat ons bij over het belang van kennis van 'digital' en het ontwikkelen van (soft) skills. En ze legt je, vanuit het perspectief van een recruiter, uit waarop je moet letten als je op zoek gaat naar je volgende uitdaging - die je maar beter geen baan kunt noemen. Shownotes Lees zelf het rapport Digital Insights 2020 van SchaalX.De opnames voor deze podcast vonden plaats vóór de lockdown en onder 'corona-proof' omstandigheden.