TRUST THE PROCESS

Welche Faktoren immer wieder zum Scheitern von Projekten führen, und was man auf jeden Fall für einen erfolgreichen Abschluss gleich zu Beginn durchführen sollte, erfahren Sie in dieser Podcastfolge. www.maltestoeckert.com

Warst du schon einmal in einem Meeting, bei dem alle die bis dahin datierten Aufgaben erledigt hatten? Ich nicht. In der Regel erfährt man erst in dem Meeting, was abgeschlossen und was nicht. Anstatt die weiterführenden Schritte besprechen zu können, ist auf einmal Firefighting angesagt. Die Agenda des Meetings wurde durch eine neue, kurzfristige ersetzt. Weitere Termine können nicht eingehalten werden. Das führt nicht nur zu • Internen Auseinandersetzungen, sondern meist auch zu • Auswirkungen auf den Kunden. Erfahre deshalb in dieser Podcastfolge mehr zur richtigen Informationenweitergaben in Projekten, und welche wichtigen Eigenschaften ein Projektleiter mitbringen muss.

Schlechte Prozesse, schlechte Digitalisierung Im Businesstalk mit meinem Geschäftspartner Rolf Eickmann geht es heute um Digitalisierung. Anhand von zwei Beispielen aus der administrativen Praxis erfährst Du, warum • es keinen Sinn macht, schlechte Prozesse zu digitalisieren • es wichtig ist Digitalisierung aus Sicht des Kunden zu sehen • es sinnlos ist, Digitalisierung zu betreiben, wenn man keine Ahnung von Prozessen hat Es ist schon atemberaubend schlecht, was wir in Deutschland so an Digitalisierungsprojekten fahren! www.maltestoeckert.com

Anlass dieser Podcastfolge: Bei einem Freund ist neulich die Heizung ausgefallen (im Winter). Tag für Tag müssen die Mieter bei extrem niedrigen Raumtemperaturen (teilweise nur 8 Grad) ausharren. Eine Familie mit Kleinkindern ist auch dabei. Erfahre im Business Talk mit meinem Geschäftspartner Rolf Eickmann mehr über - den Ausfall von Schlüsselanlagen - schlechte Kommunikation - unsere Rückschlüsse fürs Projektmanagement Wir erklären dir anhand des Beispiels, wie du 1) Ausfällen von Schlüsselanlagen vorbeugen kannst und 2) wie du in Projekten auf keinen Fall kommunizieren solltest

Standards sind toll! Aber erstmal muss man festlegen, wie sie denn eigentlich aussehen sollen. Bei technischen Produkten ist das vergleichsweise einfach: • Zeichnung machen • Bemaßung tolerieren • Fertigungsverfahren validieren • Immer wieder vergleichbare Produkte erzeugen Schwieriger sieht es im persönlichen Umfeld oder in der Organisation aus: • Was ist akzeptabel? • Was kann ich tolerieren und was nicht? • Welchen gesundheitlichen Standard will ich leben? • Wie will ich kommunizieren? • Sind Beleidigungen, unfaktisches Argumentieren und purer Schwall an Emotionen tolerierbar? Wie willst Du Deine Standards für 2023 setzen? • Welchen Moderationsstil willst Du in Diskussionen zulassen? • Welche Abweichung von abgesprochenen Verhaltensweisen ist akzeptabel? • Wann willst Du eingreifen, wenn etwas nicht so läuft, wie Du willst? • Für was willst Du Dich entschuldigen und Fehler eingestehen? • Wie willst Du Deinem Team zuhören und es unterstützen? Je präziser Du das überlegst, planst und umsetzt, desto besser wird es Dir gelingen Deine Ziele zu erreichen. Am besten ist es immer, bei den eigenen Werten anzufangen und sich zu fragen, wofür man denn wirklich stehen will? Viel Spaß beim Zuhören der Podcastfolge! www.maltestoeckert.com

Im postfaktischen Zeitalter sind wir inzwischen angekommen. Tatsachen zählen nicht mehr, sondern nur noch die eigene Meinung. Die Realität muss sich den eigenen Wünschen beugen. Was nicht passt, wird passend gemacht. Die Maschine ist nur für die Produktion einer bestimmten Stückzahl ausgelegt? Egal, es müssen dennoch mehr produziert werden. Doch dann leidet die Qualität. Die Mitarbeiter. Und letztendlich auch die Firma. Dennoch werden Engpässe einfach wegdiskutiert. Einwände ignoriert. Strikte Umsetzung der eigenen Wunschvorstellung erwartet. Kompromisse sind inakzeptabel. Ich akzeptiere das nicht mehr. Akzeptiere du es auch nicht mehr! Und erfahre in meiner neuen Podcastfolge „Ignoranz“, wie du frühzeitig erkennst, dass nicht mehr faktisch argumentiert und die Realität ignoriert wird.

In jedem Projekt gibt es die vier Phasen: 1. Forming 2. Storming 3. Norming 4. Performing An den Projektleiter stellt sich die Herausforderung, dass er in jeder der vier Phasen unterschiedlich agieren muss. Das passiert leider nicht häufig und das ist einer der Top Gründe, warum Projekte scheitern und nicht in Geld, Zeit oder Qualität abliefern. Wenn du mehr dazu erfahren möchtest, dann hör `mal rein. Viel Spaß!

Häufig ist das Ziel eines Projektes gar nicht vollständig formuliert. Da heißt es dann zum Beispiel: • „bis zum 31. März soll das neue Produkt auf dem Markt sein“, • oder „die Anforderung aus der ISO XY soll bis zum 30. September eingeführt sein“ Klar, als Leitlinie kann das gelten, aber nicht als ernstzunehmendes Projektziel. Warum? Weil in beiden Fällen gar nichts zur Qualität des Outputs des Projektes gesagt wird. Viel besser wäre es, den Output des Projektes auch qualitativ zu beschreiben; beispielsweise: „bis zum 31. März soll das neue Produkt auf dem Markt sein. Es soll so konstruiert sein, dass es keinerlei qualitative Mängel aufweist. Dazu muss sichergestellt werden, dass die Produktionsprozesse angepasst und validiert sind. Außerdem müssen die Lieferanten so eingebunden sein, dass sie alle Komponenten in richtiger Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Menge liefern können. Um das zu erreichen, müssen die Lieferanten schon sehr früh eingebunden werden und die Entwicklungsabteilung muss zu vorgegebenen Meilensteine ihre Aufgaben beschwerdefrei abgeliefert haben. Daneben muss die Vertriebsabteilung eingebunden sein, damit sie Prognosen über den Absatz abgeben kann, damit die Planung weiß, wie viele Produkte wann fertig gestellt werden müssen.“ Das ist schon wesentlich präziser und gibt auch schon gleich jede Menge Komplexität. Und es gibt schon an dieser Stelle gute Möglichkeiten, über die Risiken nachzudenken. Und wie macht man das jetzt am besten? Das erfährst du in meiner aktuellen Podcastfolge. Viel Spaß beim Zuhören!

Ein Mandat ist eine offizielle Ermächtigung oder Zustimmung, die eine Person oder Organisation hat, um bestimmte Aufgaben oder Entscheidungen im Rahmen eines Projekts zu treffen. Wenn der Projektleiter kein ausreichendes Mandat hat, kann dies dazu führen, dass er oder sie Schwierigkeiten hat, das Projekt erfolgreich abzuschließen, da er oder sie nicht in der Lage ist, die erforderlichen Entscheidungen zu treffen oder das Projektteam zu führen. Ohne ausreichendes Mandat kann der Projektleiter Schwierigkeiten haben, das Projektteam zu motivieren und zu führen, da er oder sie nicht in der Lage ist, die erforderlichen Entscheidungen zu treffen. Es kann auch schwierig sein, das Projekt erfolgreich abzuschließen, wenn der Projektleiter nicht die erforderliche Autorität hat, um Ressourcen oder Budget zu beschaffen oder um Änderungen am Projektplan vorzunehmen. Um das Mandat des Projektleiters zu stärken, kann es hilfreich sein, den Projektleiter in die Planung und Durchführung des Projekts einzubeziehen und ihm oder ihr ausreichende Ressourcen und Autorität zu geben, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Es ist auch wichtig, klare Ziele und Erwartungen für das Projekt und den Projektleiter zu definieren und regelmäßig Fortschrittsberichte zu erstellen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Vor der Krise ist nach der Krise. Denn kaum ist der Einstellungsstopp aufgehoben, sucht man bereits händeringend nach neuen Fachkräften. Die "alten" Stellen sollen besetzt und neue Stellen geschaffen werden. Jeder sucht nach Fachkräften und der Mangel wird noch deutlicher sichtbar. Was kann man also tun, um nicht dauerhaft im Krisenmodus, im Firefighting zu sein? • communication is king • Teamhygiene • Unternehmensstruktur aufbauen/verbessern Mehr dazu erfährst du in dieser Podcastfolge.

„Nur wenn man gemeinsam Verantwortlichkeiten definiert, kann gewonnen werden“ In jedem Umfeld müssen Verantwortlichkeiten geregelt werden (auch wenn die ganze Welt momentan versucht jede Verantwortung von sich zu weisen). So auch im privaten Umfeld. Ich kann gar nicht zählen, wie häufig ich mich über unaufgeräumte Kinderzimmer geärgert habe. Solange, bis ich beschlossen habe, den nervigsten Prozess zu beschreiben. Höre Dir in dieser neuen Podcastfolge an, wie wir das Problem gemeinsam gelöst haben und wo die Herausforderung bestehen bleibt.

Wissen deine Mitarbeiter WIRKLICH was sie tun sollen? Wissen sie, • was das gemeinsame Ziel ist? • was es bedeutet, auf einer Mission zu sein? • was es bedeutet, eine Mission zu gewinnen? • wie dieses Gewinnen aussieht? • wie ihre Arbeit die Arbeit ihrer Teammitglieder und Nachbarabteilungen beeinflusst? In den allermeisten Fällen nicht. Es kommt zu • jede Menge kleiner Fehler, • Zeitverzögerungen, • mehr Meetings, • mehr Stress und Frust, • weniger Kreativität und Motivation Wie wäre es, wenn du stattdessen für dein Team auf einer Arbeitsebene definierst, was du ganz genau erwartest? • Wie soll der Informationsaustausch in deinem Team aussehen? • Was verstehst du unter termingerechter Abgabe? • Wie erwartest du von einer Projektplanung? • Wie soll mit Fehler umgegangen werden? Mehr dazu in dieser Podcastfolge.

Du möchtest Prozesse in deinem Unternehmen einführen, weißt aber nicht wie? Fürchtest du den enormen Aufwand? Ja, aller Anfang ist schwer, aber die Einführung von Prozessen muss nicht zu einem Monsterprojekt anwachsen. Denn wenn deine Prozessdokumentation deutscher Bürokratie gleicht, stimmt etwas nicht. Mehr dazu auf www.das-prozessteam.de