Time4Work

Wie gelingt es, verstaubte Prozesse neu zu denken – und Mitarbeitende selbst zu Gestaltern von Automatisierung zu machen? In dieser Episode spricht Matthias Langpaap, Product Owner für die Microsoft Power Platform bei VW Financial Services, darüber, wie Low-Code und KI die Prozesslandschaft eines Finanzdienstleisters verändern. Von Excel-„Tapeten“ hin zu automatisierten Workflows, von isolierten Systemen hin zu intelligent vernetzten Datenquellen – es geht um konkrete Use Cases, echte Governance-Herausforderungen und die Rolle von Change & Adoption. Besonders spannend: Wie Copilot Studio als „Kleber“ zwischen Legacy-Systemen, Cloud und KI fungiert. Eine Folge für alle, die Prozessoptimierung nicht nur als Effizienzprojekt, sondern als Kulturwandel verstehen.

In dieser Episode von Time for Work sprechen Sandra Brückner und ihr Co-Host Andreas Stiehler mit Andreas Sauer (Bereichsleiter Technology bei Hays) darüber, wie sich der IT-Arbeitsmarkt gerade wirklich entwickelt. Andreas ordnet ein, warum die Zahl ausgeschriebener Stellen sinkt, der Bedarf an IT aber weiterhin robust bleibt – und wie sich Jobprofile und Skills spürbar verschieben. Besonders gefragt bleiben strategische Rollen wie Architektur, Cybersecurity sowie Data/KI, während operative Tätigkeiten (z. B. Testing, Teile klassischer Entwicklung) durch Automatisierung und KI stärker unter Druck geraten. Ein roter Faden ist lebenslanges Lernen: Wer relevant bleiben will, muss Neugier und Weiterentwicklung sichtbar machen – idealerweise schon in der Bewerbung. Außerdem geht’s um Recruiting nach Corona: virtuelle Interviews sind etabliert, beschleunigen Prozesse und liefern trotzdem ein gutes Matching-Gefühl.

In dieser Folge sprechen Sandra Brückner und Andreas Stiehler mit dem Datenschützer, Microsoft MVP und Regional Director Raphael Köllner über den verantwortungsvollen Einsatz von KI-Agenten im Unternehmensalltag. Im Fokus steht die Frage, wie Datenschutz, Governance und Innovation zusammengehen können – insbesondere im Mittelstand. Raphael erklärt, warum KI-Agenten aus Datenschutzsicht zunächst nichts anderes als Software sind, welche unterschiedlichen Agent-Kategorien es gibt und wo reale Risiken bei Drittanbietern, Public Previews und fehlender Governance liegen. Gleichzeitig zeigt er praxisnah auf, wie Unternehmen mit den richtigen Microsoft-Bordmitteln sicher starten, schrittweise skalieren und ihre Mitarbeitenden entlasten können. Die Episode macht deutlich: KI-Agenten sind gekommen, um zu bleiben – und mit klaren Regeln werden sie vom Risiko zum echten Produktivitätshebel.

In dieser B-Seite von „Time for Work“ sprechen Sandra und Andreas mit Kollegin Katharina Geyersbach darüber, wie KI-Agenten in Microsoft 365 heute ganz praktisch Arbeit erleichtern. Katharina ordnet die Agenten-Stufen ein – von vorgefertigten Assistenten über persönliche Agenten bis hin zu (teil-)autonomen Agenten, die Prozesse anstoßen, Informationen verknüpfen und Ergebnisse direkt in Teams oder per E-Mail liefern. Sie zeigt, warum Helpdesk-Szenarien, Meeting-Zusammenfassungen und CRM-Recherche dank Agent Builder und Copilot Studio besonders dankbare Einstiege sind – und wie Trigger, Wissensquellen und Qualitätssicherung zusammenwirken. Außerdem geht es um Lizenzen, Microsoft-Förderprogramme (FastTrack) sowie ein internes Beispiel: ein Agent, der das M365 Message Center filtert und für Kundenkommunikation aufbereitet. Zum Schluss wird klar: Mittelständische Unternehmen können mit Agenten schnell Mehrwert heben – vorausgesetzt, Prozesse und Datenquellen sind sauber gedacht.

Adidas denkt den modernen Arbeitsplatz als soziales Erlebnis: Räume sollen Begegnung, Inspiration und Performance ermöglichen – Homeoffice bleibt wichtig, doch das Büro ist „Ort der Inspiration“. Organisatorisch ist Workplace Design bewusst bei HR verankert, arbeitet eng mit Digital Workplace/IT zusammen und trifft Entscheidungen datenbasiert (u. a. Sensorik für Auslastung) – umgesetzt wird global, iterativ und nutzerzentriert. Leitmotiv ist „Arrive – Perform – Recover“: vom Ankommen über fokussiertes Arbeiten bis zu niederschwelligen Erholungs- und Lernangeboten (Sport, Talks, gutes Essen). Konkrete Hebel reichen von zentral platzierten Küchen/Kaffeezonen über hybrid-gerechte Meetingräume (keine Hierarchien durch lange Tische) bis zu IT-Helpdesks direkt am Eingang. Kulturell betont Jörn: Nicht kopieren, sondern eigene Lösungen aus Kultur und Bedürfnissen entwickeln.

Wie orchestriert man 500.000 Endgeräte, 330.000 Mitarbeitende und über 300 Konzerngesellschaften – ohne im Change zu versinken? In dieser Folge erzählt Christian Handt (DBSystel), wie die Deutsche Bahn ihren digitalen Arbeitsplatz standardisiert, Microsoft-Services klug ausnutzt und gleichzeitig Betriebsrat und Datenschutz früh einbindet. Er erklärt, warum Transparenz und Sounding-Boards den Unterschied machen, wie das Programm „Digital Workplace Experience“ priorisiert – und wieso die Migration auf Intune mitten im laufenden Betrieb gelingt. Spannend: VR/AR ist bei der Bahn keine Vision, sondern gelebte Praxis in Schulung und Instandhaltung. Ein ehrlicher Blick auf Erfolge, Reibungen und die nächsten Schritte bis 2028.

In dieser B-Seite sprechen Sandra und Andreas mit Martin Peters (Lösungsarchitekt, Trans4mation IT) über Robopack und warum automatisierte Softwarepaketierung und Patchen für mittelständische IT-Teams heute essenziell sind. Martin erklärt, wie Robopack als „Turbo“ auf Microsoft Intune aufsetzt, Paketierung, Tests und Rollout-Wellen automatisiert und dabei auf einen Katalog mit zehntausenden Apps zurückgreift. Neben technischen Voraussetzungen (Intune, Entra, saubere Gruppenstruktur) geht es um Governance, Change-Fenster und die Kommunikation mit Endanwendern – inklusive typischer Stolpersteine und Gegenmittel. Am Praxisbeispiel zeigt er den typischen Discovery-→-PoC-→-Rollout-→-Betrieb-Ablauf und macht Mut, Automatisierung zuzulassen, klein zu starten und Packaging zu standardisieren. Die Folge richtet sich an IT-Leitungen und Endpoint-Teams, die mit knappen Ressourcen Sicherheit und Effizienz steigern wollen. **Kernaussagen dieser Folge: ** - Robopack automatisiert die Paketierung & Updates und nutzt dabei Intune weiter als Management-Basis – weniger Handarbeit, schneller sicher. - Wellen statt Big Bang: Erst Pilot testen, dann breiter ausrollen – so vermeidest du Ausfälle beim Patchday. - Großer App-Katalog + Templates sparen Zeit und standardisieren Qualität; Custom-Pakete sind ebenfalls möglich. - Klarheit in Rollen & Prozessen (wer paketiert/testet/freigibt? Change-Fenster? Rollback?) ist ein Erfolgsfaktor. - Begleiteter Einstieg: Discovery-Workshop, PoC mit Coaching, dann skalierter Rollout – „Probefahrt“ statt Theorie.

Kurzüberblick: Change & Adoption bei einem globalen Automobilzulieferer: 116 Werke in 28 Ländern, ~24–25 Tsd. Mitarbeitende; von Teams-Einführung über Trainingskatalog & Lernplattform bis Gamification und KI-Pilotierung. Kernaussagen dieser Folge: - Plane M365 als Mehrjahresreise mit Phasen und klarer Governance – nicht als Tool-Rollout. - Stakeholder & Mitbestimmung früh einbinden (GF, Betriebsräte) und in einen festen Dialog bringen. - Baue ein Champions/Key-User-Netz auf und kombiniere viele Lernformate (Trainings, Q&A, Katalog, E-Learning). - Community-Wissen heben (Teams/Viva/organisationweite Teams), damit Nutzer einander helfen. - Mit Gamification & Roadshow Aufmerksamkeit schaffen – und Fortschritte messbar über strukturierte Use-Cases machen; KI gezielt evaluieren. Die AUNDE Group stemmt die Microsoft-365-Einführung als kontinuierliche Veränderungsreise – nicht als klassisches IT-Projekt – und rollt sie ausgehend von den deutschen Standorten international aus. Im Zentrum stehen ein klares Phasenmodell (Kommunikation → Kollaboration → Automatisierung) und ein konsequentes Change- & Adoption-Vorgehen mit starken Stakeholdern, Betriebsräten und einer aktiven Champions/Key-User-Community. Für Aufmerksamkeit sorgen ein prägnanter Projektname („nWOW – New Way of Work“), Trainings in vielen Formaten, eine SharePoint-basierte Lernplattform sowie Gamification-Aktionen bis hin zur Roadshow mit Maskottchen. Parallel treibt das Team die Prozessdigitalisierung mit Power Platform voran und denkt Use-Cases konsequent aus dem Business-Mehrwert. Aktuell evaluiert AUNDE gemeinsam mit Microsoft Copilot/Azure OpenAI – flankiert von Trainings und Governance, auch mit Blick auf regulatorische Anforderungen.

In dieser Folge sprechen wir mit Sabine und Alexander Kluge von kluge_konsorten darüber, wie KI unser Lernen und Arbeiten ganz konkret verändert – vom Aha-Moment am Küchentisch bis zur Transformation im Unternehmen. Sie ordnen den aktuellen „New-Work-Trend“ ein, erklären, warum wir das Rad nicht zurückdrehen werden und weshalb Selbstführung und Methodenkompetenz für Führungskräfte jetzt entscheidend sind. Wir schauen auf hybride Führung, Talentbindung und den wachsenden Digital Divide – gerade in KMU –, damit Teams auch morgen noch relevant bleiben. Du bekommst einen praktischen Werkzeugkoffer: rechtliche Basics und KI-Richtlinien, „Prozesse zuerst, Prompting zuletzt“ sowie soziale Lern- und Peer-Learning-Formate, die wirklich Breite schaffen. Am Ende nimmst du Impulse mit, wie sich Produktivität im Wissensbereich neu denken lässt – inklusive der provokanten Frage, was passiert, wenn der „künstliche Kollege“ keine Steuern zahlt.

In dieser Folge von „Time for Work“ spricht Systemarchitekt Florian Grasser über Software-Verteilung und Third-Party-Patchmanagement in einem internationalen Unternehmensverbund. Grundlage ist Microsoft Intune für das Geräte-Management; für Packaging/Patching setzt das Team nach Evaluation von Patch My PC und Intune Packager auf Robopack – u. a. wegen EU-Hosting/Souveränität, weniger Abhängigkeiten (kein WinGet-Zwang), integriertem PSApp Deploy Toolkit und gutem EU-Support. Diskutiert werden Grenzen von Intune, sowie Tipps für die Tool-Auswahl (Größe, Geräte-Mix, Governance).

5 Kernaussagen der Folge Copilot-Implementierung wurde strategisch vorbereitet und pragmatisch umgesetzt, mit großem Fokus auf Nutzerbefähigung und begleitende Change-Kommunikation. Durch gezielte Use Case-Entwicklung pro Abteilung konnte die Akzeptanz und der praktische Nutzen von KI-Lösungen nachhaltig erhöht werden. Datenschutz, Nutzerregeln und Betriebsratseinbindung waren zentrale Erfolgsfaktoren für die Einführung. Viva Engage, Power Automate und begleitende Workshops unterstützen den Rollout und die kontinuierliche Weiterbildung. Die Offenheit für KI im Unternehmen wächst, trotz anfänglicher Skepsis – VWFS setzt auf kontinuierliches Lernen und Community Building. [LinkedIn Nadine Körn] (https://www.linkedin.com/in/nadinekoern/) [LinkedIn Sandra Brückner](https://www.linkedin.com/in/sandrabrueckner/) [LinkedIn Andreas Stiehler] (https://www.linkedin.com/in/andreas-stiehler/) (E-Mail des Podcasts) time4work@trans4mation.de [Blog zum Podcast](https://in4mation.blog/) [Weitere Informationen zum Podcast](https://trans4mation.de/podcast/) [LinkedIn Trans4mation](https://www.linkedin.com/company/trans4mation-it-gmbh/mycompany/)

5 Kernaussagen der Folge Digitalisierung bei der BSR ist ein komplexer, strukturierter Wandel: Besonders durch SAP-Migration, Geschäftsprozessautomatisierung und den Aufbau moderner Arbeitsplatzumgebungen. Große Bedeutung von Kommunikationstools: Mit Microsoft Teams, der MyBSR-App und interaktiven Formaten wie der Future Workweek wurden Mitarbeiter erfolgreich in die digitale Transformation eingebunden. Future Workweek als kultureller Quantensprung: Das Event machte Digitalisierung und neue Arbeitsweisen für alle Beschäftigten erlebbar und schuf eine neue Unternehmenskultur. Innovative Nutzung von KI: Mit eigenen Tools wie FragIT (ChatGPT-basiert) und TrendTalent (Bildanalyse zur Abfallentsorgung) wird KI sowohl intern als auch kundenseitig eingesetzt. Zukunftsvision: Zero-Waste-Stadt Berlin: KI und neue digitale Services sollen die Stadt sauberer und nachhaltiger machen, z.B. durch effizientere Sperrmüllprozesse und intelligentes Recycling.

Fünf Kernaussagen dieser Folge: Veränderungen in der Arbeitswelt: Die letzten zehn Jahre haben massive technologische Veränderungen gebracht, insbesondere durch Digitalisierung und Kollaborationstechnologien, die während der Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen haben. Homeoffice und Hybrid Work: Es gibt sowohl Trends als auch Gegentrends im Bereich Homeoffice. Während der Corona-Pandemie wurde viel über die Vorteile gelernt, aber es gibt auch Herausforderungen wie soziale Erosion und die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht zu finden. Produktivität und soziale Erosion: Homeoffice kann die Produktivität steigern, da Pendelzeiten und Ablenkungen reduziert werden. Gleichzeitig besteht die Gefahr der sozialen Erosion, da weniger direkte Interaktionen stattfinden Herausforderungen für neue Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter und Auszubildende haben es im Homeoffice schwerer, sich zu integrieren. Es ist wichtig, dass Teams gemeinsam Verantwortung übernehmen und neue Mitarbeiter aktiv unterstützen Künstliche Intelligenz: KI verändert die Arbeitswelt erheblich. Es ist wichtig, eine Grundverständnis für KI zu entwickeln und zu überlegen, wie sie sinnvoll in Arbeitsprozesse integriert werden kann

Kernaussagen dieser Folge: Transformation zur Impulsgeber-IT: Die IT der SachsenEnergie wandelte sich vom Cost-Center hin zu einer treibenden Kraft für Innovation und Digitalisierung. Fusion als Chance: Die Unternehmensfusion wurde genutzt, um redundante Systeme zusammenzuführen und Prozesse zu vereinheitlichen. Demand-Management-Struktur: Durch die Etablierung einer Demand-Supply-Struktur wurden IT-Projekte effizienter priorisiert und Fachbereiche stärker eingebunden. Fokus auf Change-Management: Die Einführung neuer IT-Strukturen wurde aktiv durch Change-Management begleitet, um Akzeptanz und Verständnis im Unternehmen zu fördern. KI als Zukunftsthema: SachsenEnergie investiert in KI-gestützte Lösungen, wie Wissensdatenbanken und Prozessautomatisierung, um effizienter zu arbeiten.

Fünf zentrale Aussagen aus dem Gespräch: 1. Digitalisierung in der Gebäudereinigung ist ein langer Prozess, da viele Mitarbeiter anfangs skeptisch gegenüber neuen Technologien wie digitaler Zeiterfassung oder Apps sind. 2. Die Blink-App ist eine zentrale Lösung für Kommunikation, Zeiterfassung und Dienstplanung, muss aber gut vermittelt werden, um Akzeptanz zu finden. 3. Robotik und Sensorik haben großes Potenzial, sind aber noch nicht marktreif genug, um vollständig autarke Reinigungslösungen zu ermöglichen. 4. Moderne Kommunikationstools wie SharePoint und Viva Engage fördern Transparenz und Mitarbeiterbindung, indem sie Informationen zentral bereitstellen und soziale Interaktion ermöglichen. 5. Der Fachkräftemangel in der Branche kann durch Technologie abgemildert werden, indem man Arbeitsprozesse erleichtert und die Attraktivität des Berufs steigert.

Die wichtigsten Kernaussagen dieser Folge: Change Management ist essenziell: Die reine Einführung neuer Technologien reicht nicht aus – Mitarbeiter müssen aktiv in den Wandel eingebunden werden. Userzentrierter Ansatz sorgt für Akzeptanz: Mit der Early Birds Community hat Fressnapf einen engen Austausch mit den Mitarbeitenden geschaffen, um Bedürfnisse frühzeitig zu berücksichtigen. Von Citrix zu einer Cloud-first-Strategie: Der Wechsel auf einen Cloud-Born-Client mit Microsoft 365 hat neue Möglichkeiten für kollaboratives Arbeiten eröffnet. Gamification steigert Engagement: Durch Rankings, Badges und kleine Challenges konnte die Mitarbeitermotivation erhöht werden. Kontinuierliches Zuhören und Feedback sind entscheidend: Adoption & Change Management sind ein langfristiger Prozess, der eine offene Feedback-Kultur erfordert.

Fünf zentrale Aussagen des Podcasts: Hybride Arbeitsmodelle setzen sich durch – Die meisten Unternehmen werden sich nicht für reines Homeoffice oder vollständige Büroarbeit entscheiden, sondern flexible Lösungen entwickeln. Arbeitsorte müssen soziale Interaktion fördern – Räume sollten bewusst so gestaltet sein, dass spontane Begegnungen und kreativer Austausch stattfinden können. No Office bedeutet nicht „kein Büro“, sondern „neues Büro“ – Arbeit findet nicht nur an einem fixen Ort statt, sondern kann je nach Aufgabe und Bedarf an verschiedenen Orten stattfinden. Neugier als Schlüssel zur Innovation – Methoden wie Questionstorming fördern kreative Ideen, indem sie gezielt Fragen statt nur Lösungen generieren. Unternehmen müssen ihre Attraktivität nach außen tragen – Mittelständische Unternehmen unterschätzen oft, wie wichtig es ist, ihre Einzigartigkeit aktiv zu kommunizieren, um Talente zu gewinnen.

Die 5 Kernaussagen dieses Podcasts: Hybrid Work hat sich manifestiert: Unternehmen gestalten ihre Büros um, mit Fokus auf Shared Spaces und modernen Meetingräumen. Technische Entwicklung im Fokus: Noise-Canceling-Headsets, leistungsstarke Notebooks und Teams-Room-Hardware sind entscheidend für produktive hybride Meetings. Telefonie bleibt wichtig, entwickelt sich aber weiter: Der Übergang von Festnetz zu Voice-over-IP und die Integration von Mobilfunk in Teams zeigt moderne Möglichkeiten. Adoption und Change Management ist essenziell: Der Wandel von traditionellen Telefonie-Lösungen zu Teams-Telefonie erfordert umfassende Schulung und Akzeptanzmanagement. Governance und langfristige Wartung: Automatisierung und strukturierte Prozesse (z. B. Gäste-Management, Teams-Archivierung) sind zentral für einen effizienten Betrieb.

Die 5 wichtigsten Kernaussagen dieser Folge: KI erleichtert repetitive Aufgaben: Besonders bei der Analyse und Komprimierung großer Textmengen spart sie Zeit und ermöglicht es, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Menschen und Maschinen ergänzen sich: Erfolg entsteht durch eine sinnvolle Kombination von menschlicher Expertise und KI-Fähigkeiten. Akzeptanz ist entscheidend: Die Einführung von KI erfordert Überzeugungsarbeit und die Anpassung an die Bedürfnisse und Ängste der Nutzer. KI schafft Mehrwert in der Politik: Sie hilft, komplexe Informationen verständlich aufzubereiten und auf verschiedene Zielgruppen zuzuschneiden. Praktische Anwendungen dominieren: KI wird vor allem für Texte, Social-Media-Posts und Zielgruppenanalysen eingesetzt.

Das sind die 5 Key Learnings aus dem Gespräch: Hybrid Work und Digitalisierung: Die Pandemie zwang die Bundesagentur für Arbeit (BA) zur schnellen Einführung von Lösungen für mobiles Arbeiten. Vor der Pandemie war Homeoffice nahezu unbekannt. Durch den Einsatz von VDI und später der Einführung von Microsoft Teams hat sich die BA schnell angepasst. Die Mitarbeitenden wurden schrittweise mit neuen Technologien wie Laptops und Collaboration-Tools ausgestattet, um den modernen Arbeitsplatz zu fördern. Prozessautomatisierung als Antwort auf den demografischen Wandel: Angesichts des bevorstehenden Ruhestands von etwa 40.000 Mitarbeitenden sieht die BA die Notwendigkeit, Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern. Der Fokus liegt darauf, bestehende Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, um mit weniger Personal die gleiche oder eine höhere Leistung zu erbringen. Es wurde auch eine Vereinbarung getroffen, dass keine Kündigungen aufgrund der Automatisierung erfolgen werden. Cloud-Lösungen und Souveränität: Die BA setzt nicht ausschließlich auf einen einzigen Cloud-Anbieter, sondern entwickelt ein sogenanntes "Cloud Brokerage Model", um eine Vielzahl von Anbietern nutzen zu können, darunter AWS, Microsoft, Google sowie europäische Anbieter. Diese Flexibilität soll es ermöglichen, datensensitive Anwendungen souverän zu behandeln und je nach Use Case den passenden Anbieter auszuwählen. Neugestaltung der Arbeitsräume und Leadership: Die Transformation zu einem modernen Arbeitsplatz geht mit einer Umstrukturierung der Büroflächen einher. Es wurden Shared Desks und Raumbuchungssysteme eingeführt, um die neuen hybriden Arbeitsmodelle zu unterstützen. Gleichzeitig passt die BA ihre Führungsstruktur an, um weg von hierarchischen Modellen hin zu einem kooperativen und unterstützenden Führungsstil zu kommen. Diese kulturelle Transformation wird durch ein eigens geschaffenes "Kulturoffice" begleitet. Die BA als Vorreiter im öffentlichen Sektor: Die BA positioniert sich als Role Model für den gesamten öffentlichen Sektor in Deutschland. Durch innovative Lösungen und die schnelle Anpassung an die neuen Arbeitsrealitäten während der Pandemie hat die BA gezeigt, dass selbst eine Behörde in Deutschland Vorreiter in Sachen Digitalisierung sein kann.