In dieser Episode geht es um die steuerliche Absetzbarkeit von beruflich veranlassten Geschäftsreisen. Kosten für berufliche Reisen können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn sie klar beruflich bedingt sind. Dazu zählen Reisekosten wie Flüge, Bahnfahrten oder Autofahrten, Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen. Für Letztere gelten feste Pauschbeträge, abhängig von der Dauer der Abwesenheit. Bei Auslandsreisen gibt es zusätzlich länderspezifische Pauschalen.

Es ist wichtig, beruflich veranlasste Reisen von privaten Ausgaben zu trennen. Seit einer Entscheidung des Großen Senats des Bundesfinanzhofs im Jahr 2009 ist die Aufteilung gemischt veranlasster Reisen möglich, wenn berufliche und private Anteile klar voneinander abgrenzbar sind. Dies geschieht beispielsweise durch eine anteilige Aufteilung der Reisekosten basierend auf der Anzahl der beruflichen und privaten Tage. Kosten, die auf private Urlaubstage entfallen, sind nicht absetzbar.

Der berufliche Anlass der Reise muss nachgewiesen werden, etwa durch ein Reisetagebuch.

Bei Auslandsreisen stellt sich oft die Frage nach der klaren Trennung von beruflichen und privaten Zwecken. Ein vollständiger Abzug der Kosten ist möglich, wenn die Reise nahezu ausschließlich beruflich bedingt war. Sollte die Reise verlängert werden, um privat Urlaub zu machen, können die zusätzlichen privaten Kosten nicht abgesetzt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Arzt, der während einer einwöchigen Auslandsreise auch einen mehrtägigen Fachkongress besucht, kann die Kosten für den Kongress und die Übernachtungen an den Kongresstagen absetzen. Flugkosten müssen jedoch anteilig zwischen dem beruflichen und privaten Anteil der Reise aufgeteilt werden.

Zusätzlich beleuchten wir Sonderfälle wie Sprachreisen, und Forschungsreisen, bei denen der berufliche Anlass häufig genauer nachgewiesen werden muss. Diese Reisen sind nur dann steuerlich absetzbar, wenn sie spezifisch auf die beruflichen Anforderungen der Person zugeschnitten sind.

Zusätzlich sprechen wir über die Fallstricke bei Incentive-Reisen. Diese führen bei den Reisenden ggf. zu steuerpflichtigen Einkünften, wenn keine Pauschalversteuerung vorgenommen wird.

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