Marie Trouhet est Déléguée générale de l’incubateur Les Premières Auvergne-Rhône-Alpes depuis 2013. L’incubateur fait partie du réseau national Les Premières : c’est le réseau des entrepreneures innovantes, qui accompagne les femmes et les équipes mixtes dans la création d’entreprises innovantes. Le quotidien de Marie : piloter un incubateur doté de trois implantations territoriales et soutenant 68 créatrices chaque année.

« Ce métier est un vrai bonheur : cela a du sens d’accompagner des projets et des femmes avec autant de potentiel, avec cette énergie et cette rage de vouloir réussir ».

Je peux témoigner du superbe travail mené par Marie et son équipe car j’ai été moi-même accompagnée par Les premières AURA dans la création de Kairosarium.

Dans cet épisode, vous découvrirez :

• Comment l’équipe permanente et la Gouvernance sont-elles structurées,
• Quels sont les outils de pilotage et les indicateurs du tableau de bord,
• Quel est le modèle économique de l’incubateur,
• Comment l’équipe est-elle managée et quels sont les défis de sa DG,
• Comment l’incubateur communique-t-il,
• Deux exemples d’évènements qui ont cartonné.

La Fiche d’identité des Premières :

Le réseau Les Premières est constitué d’incubateurs régionaux en France métropolitaine et dans les DOM TOM avec un premier incubateur créé à Paris en 2005. Lors de sa création, Les Pionnières ont fait un constat accablant : trop peu de femmes créent des entreprises et trop peu d’entre-elles intègrent des incubateurs d’entreprises.

L’incubateur Lyonnais est créé en 2010 sous l’impulsion de Claire Saddy, qui est actuellement élue du 7^ème arrondissement de Lyon, en charge de l’économie, l’entrepreneuriat, et de l’égalité femmes-hommes.

 Les chiffres clés :

•  La création du 1^er incubateur a eu lieu en 2005, à Paris.
• 12 incubateurs créés en France depuis, au Luxembourg, quelques antennes au Maroc, Belgique. L’équipe espère se développer bientôt à Montréal. Ce réseau a un bel impact.
• En 2013, Marie Trouhet devient la 1^ère salariée de l’incubateur.
• 13 créatrices accompagnées par an à l’époque à la création.
• 68 créatrices accompagnées à présent chaque année.
• + de 80 créations d’entreprises générées.
• + 340 emplois créés en CDI.

 Comment s’organise la gouvernance au sein des Premières AURA ?

Le Bureau :

• C’est une volonté de l’association d’avoir un Bureau mixte.Cela fait partie de l’ADN de l’association. Les Premières font la promotion de cette mixité et se doivent de l’incarner.
• 1 Présidente et 1 Vice-président : pour la mixité mais aussi parce qu’il est important d’avoir un binôme. 1 Trésorière et 1 Secrétaire.
• Le Bureau se réunit idéalement 1 fois par mois.

Le Conseil d’Administration (CA) :

• 8 personnes au CA.
• Des Administrateurs bénévoles avec des degrés d’implication différents, dont beaucoup sont très impliqués. Le souhait est que chaque Administrateur ait une thématique en lien avec ses appétences. Chacun dans l’avenir sera en charge d’une thématique.

« Lorsque l’on est bénévole, il est important de se faire plaisir. »

• Le CA se réunit à minima 2 fois par an. Le souhait est de se réunir 1 fois par trimestre. Des réunions de travail intermédiaires s’organisent pour davantage de souplesse.
• Les réunions se font souvent en conseil restreint: la Présidente ou le Vice-président, la Secrétaire, la Trésorière et 2 Responsables de l’accompagnement.

L’Assemblée Générale (AG) :

• 1 seule AG, au mois de juin. C’est un grand moment pour l’association. C’est un regard porté sur ce qui a été fait, c’est le moment du bilan et c’est aussi une manière de se retrouver, de saluer et de remercier tout le monde. Une cinquante de formations sont assurées tout au long de l’année, le réseau des Premières est important !
• Selon Marie, lors d’une AG il est parfois difficile de revenir sur l’année passée alors que les regards sont déjà tournés vers celle d’après.

« Pour mobiliser les personnes, pour les intéresser, il faut raconter l’histoire de l’incubateur. »

• Il y a de nombreuses choses qui sont faites et qui ne sont pas visibles. L’AG est l’occasion de raconter cette histoire. Il faut mettre en valeur les succès des uns et des autres, avec passion et émotions. Il faut enthousiasmer les personnes pour l’année d’après.
• C’est aussi le moment de remercier les partenaires.

 Comment l’équipe permanente est-elle structurée ?

L’équipe permanente

• Elle se compose de 2 personnes: Marie et Camille. Camille est en charge de la partie communication mais elle a un rôle bien plus vaste. Car le travail dans une association suppose la polyvalence. Camille est en relation avec les créatrices, elle aide à mettre en place les programmes et aide beaucoup dans la stratégie.

 « On devrait tous avoir un alter ego, quelqu’un avec qui l’on puisse échanger. »

• 1 Responsable des partenariats, Carole.
• 2 personnes chargées de l’accompagnement qui est l’objet principal de l’incubateur : Françoise s’occupe de la partie entrée des projets jusqu’à la sélection. Ghislaine s’occupe de la gestion de l’équipe composée d’une dizaine d’accompagnants, et de la mise en place du programme.
• Marie organise 1 point d’équipe par mois, à l’occasion des comités de sélection avec l’ensemble de l’équipe. S’ajoutent des mini réunions La réunion se déroule pendant 3 à 4h, toute une après-midi, en présentiel.

« Je crois fermement au présentiel : c’est important et efficace. Cela permet de voir la réelle météo de l’équipe ».

•  Le présentiel permet de se regarder dans les yeux, de se rencontrer, d’échanger sur les enthousiasmes et aussi sur les points délicats.
• À l’issu des réunions, Marie tient à la formalisationde tout ce qui a pu être dit, pour transmettre l’information sur toute l’activité de l’incubateur.
• En plus de l’accompagnement, l’incubateur s’est donné pour mission de promouvoir la mixité en entreprise, d’animer des conférences, de participer à des salons et d’intervenir dans d’autres structures.

Les stagiaires :

• Les Premières font appel de manière régulière aux stagiaires afin de renforcer l’équipe. Un partenariat a été construit avec l’IAE Lyon dans le cadre du Master 2 « Management et Communication » : chaque année, les étudiants se voient proposer des projets tutorés reposant sur les problématiques réelles de communication des créatrices. Les étudiants se révèlent passionnés par l’incubateur et son dynamisme.
• Pour Marie, il est fondamental d’accueillir des stagiaires pour le dynamisme, le point de vue, la vision de l’entreprenariat.
• La moyenne d’âge des créatrices incubées est aujourd’hui de 32 ans au lieu de 39 ans à la création de l’incubateur. La moyenne d’âge se rajeunit. Beaucoup de jeunes se lancent dans la création d’entreprise.
• L’association fonctionne aussi beaucoup par opportunité, avec des rencontres et des personnes qui se présentent spontanément.

Quels sont les outils utilisés ?

• En 2013, l’objectif de labellisation de l’incubateur a entrainé un processus exigeant, à travers une quarantaine de points d’exigence.
• Cela a conduit à la création d’un CRM (Customer Relationship Management) avec Jean-François Demarre, créateur de Wikipreneur. Un travail de collaboration de 3 mois a permis de développer l’outil le plus adapté au travail d’accompagnement de l’incubateur.
• Il existe aussi le Road Book: c’est un outil restreint où sont référencées toutes les bonnes pratiques. C’est le Road book du chargé d’accompagnement. C’est un point de repère avec les objectifs, les outils utilisés, les grilles d’évaluations. C’est un concentré de 80 pages, réactualisé très fréquemment. C’est un document papier en PDF sur base Word. L’objectif est que ce soit simple à utiliser et à modifier. Une association doit penser à la continuité, au côté pérenne et à la transmission du savoir : « Comment l’équipe peut-elle perdurer et continuer ? ». Marie a privilégié le côté pratique à l’aspect esthétique.

« Nous demandons aux créatrices d’être agiles, il faut qu’on le soit nous-mê