Poznaj narzędzie Circle of influence, które pomaga zespołom zwinnym zidentyfikować, na co mają pełny, częściowy lub żaden wpływ. Dzięki temu zespoły mogą skupić się na obszarach, które są w ich zasięgu, co prowadzi do efektywniejszych usprawnień i zwiększenia satysfakcji z pracy. Dowiesz się też jakie zastosowanie ma Circle of influence w Retrospektywie oraz innych kontekstach, takich jak zarządzanie zależnościami czy planowanie zmian w organizacji.

Ostatnio podczas warsztatów przeprowadziliśmy dyskusję z pewnym zespołem, który był przekonany, że nie ma już niczego, co można usprawnić. Po głębszym zbadaniu tematu doszliśmy do wspólnego wniosku, że istnieją obszary do poprawy, ale nie leżą one w zasięgu mocy sprawczej zespołu. Próby rozmowy o tych kwestiach były frustrujące, więc zespół postanowił całkowicie zrezygnować z Retrospektyw.

Ten przypadek był pojedynczym wydarzeniem z warsztatu, ale jest znamienny, takie sytuacje spotykamy częściej. Kiedy zespół ma poczucie, że nic nie da się poprawić, zwłaszcza w obszarach poza jego kontrolą, jednym z rozwiązań, które najczęściej proponujemy, jest narzędzie zwane Circle of influence.

Czym jest Circle of influence?

Koncept Circle of influence został stworzony przez psychologa Kurta Lewina, a później spopularyzowany i nieco zmodyfikowany przez Stephena Coveya, autora znanych koncepcji związanych z nawykami efektywnego działania. Będziemy używać terminu „Circle of influence” jako nazwy narzędzia, mimo że istnieje polskie tłumaczenie „krąg wpływu.” Trzymamy się angielskiej nazwy, ponieważ w biznesowym obiegu jest ona częściej używana, a polskie tłumaczenia, zwłaszcza w szczegółach, nie zawsze oddają dokładnie niuanse tej koncepcji. Czym dokładnie jest ta koncepcja? Zakłada ona, że istnieją trzy poziomy naszego wpływu: 

• nie mamy żadnego wpływu.




• pełny wpływ,




• częściowy wpływ,

W psychologicznych korzeniach tej koncepcji mocno wybrzmiewa założenie, że niektóre osoby poświęcają zbyt dużo uwagi na rzeczy, na które nie mają wpływu. To powoduje stres, blokuje działanie, wywołuje poczucie bezsilności i brak satysfakcji. Psychologiczny aspekt tej koncepcji ma na celu przekierowanie uwagi na rzeczy, na które faktycznie mamy wpływ, i skupienie się na nich, zamiast na tych, które są poza naszą kontrolą.

W zespołach zwinnych stosujemy to narzędzie, aby pobudzić refleksję nad możliwymi zmianami oraz nad tym, jaki wpływ zespół ma na swoje otoczenie. Wracając do historii z początku, są zespoły, które koncentrują się na dużych niedoskonałościach znajdujących się poza ich strefą wpływu i skupiają się na tym, że nie mogą tych elementów zmienić. Jednocześnie zaniedbują obszary, na które mają wpływ, zarówno bezpośredni, jak i pośredni, i gdzie faktycznie mogliby dokonać zmian.

Obejrzyj nagranie rozmowy

<figure class="wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio">

</figure>

Jakie problemy rozwiązuje Circle of influence?

Przytoczymy ci po jednym, celowo różnym, przykładzie, aby pokazać, gdzie zastosowalibyśmy Circle of influence w konkretnych sytuacjach biznesowych.

Pierwszym przykładem jest praca z grupą liderów, którzy starali się poprawić współpracę między sobą, aby skuteczniej i bardziej skoordynowanie przeprowadzić zmianę w organizacji. Zapytani o ostatnie usprawnienia, które zrealizowali, przedstawili różne tłumaczenia, że „nie da się”, „jest szklany sufit”, „próbowaliśmy wielokrotnie”, „odbijaliśmy się od organizacji” i generalnie nie ma poprawy. Wprowadzenie Circle of fnfluence pokazało, że tematy, które próbowali rozwiązywać, były poza ich strefą wpływu. Rekomendacja dla tego zespołu liderów polegała na tym, aby skupili się na rzeczach, na które mają częściowy, a zwłaszcza pełny wpływ i skierowali tam całą swoją energię. Zastanowili się się, jak organizują się jako liderzy, jak pracują z zespołami i jak wspierają procesy w organizacji. W wymienionych obszarach mieli możliwość wprowadzenia realnych zmian, bo  właśnie tam mieli pełny lub częściowy wpływ.

Kolejna historia wykorzystania Circle of influence wiąże się z pomocą pewnemu zespołowi, który pracował Scrumem od dłuższego czasu i był w tym naprawdę dobry. Zespół osiągał świetne wyniki, miał poczucie, że wiele poprawił, dobrze współpracował i kończył zadania, których się podejmował. Wiedzieli, że są już bardzo mocnym zespołem, jednak potrzebowali wsparcia, ponieważ zaczęło brakować im pomysłów na dalsze usprawnienia. Kiedy zagłębiliśmy się w temat, okazało się, że zespół łatwo wyliczał rzeczy, które można by zmienić, ale były to głównie zmiany o dużym kalibrze – organizacyjne, procesowe, dotyczące całej firmy. Byli na tyle zaawansowani, że widzieli potrzebę zmian na poziomie całej organizacji, choć w tej firmie jeszcze nie było na to gotowości.

To prowadziło do pewnego marazmu w zespole – czuli się nieco lepsi od reszty, ale jednocześnie widzieli, że pewnych zmian obiektywnie nie da się na razie wprowadzić. Retrospektywy często kończyły się albo rozmowami o zmianach, które nie mogły się wydarzyć, albo na mało istotnych, zastępczych tematach, na które szkoda było czasu. Kuba przeprowadził dla nich Retrospektywę z użyciem Circle of influence. Zespół szybko zauważył, że są rzeczy poza ich strefą wpływu, które nie powinny być przedmiotem dalszej dyskusji oraz usprawnień. Zauważyli również obszary, na które mają przynajmniej częściowy wpływ i mogą spróbować je poprawić. Po tej Retrospektywie zespół poczuł zastrzyk nowej inspiracji i energii do dalszych usprawnień, które wcześniej im nie wychodziły bądź były poza ich zasięgiem.

Jakie efekty daje wykorzystanie Circle of influence?

1. Zyskujemy jasne zrozumienie, jaki mamy wpływ na daną sytuację




2. Wiemy, jaki mamy wpływ na konkretny temat




3. Inspirujemy się do dalszych usprawnień




4. Wybieramy te usprawnienia, które są możliwe do wprowadzenia




5. Zauważamy możliwość pośredniego wpływu na wybrane sytuacje

Jak z tego skorzystać?

Oryginalnie Circle of influence jest przedstawiane w literaturze jako zestaw zawierających się kręgów, co jest celowe i daje nazwę tej metodzie. Jednak równie dobrze można to zobrazować jako tabelkę czy grupy zagadnień, co jest równie skuteczne. Podstawą podejścia jest klasyfikowanie zagadnień otaczających daną osobę, zespół, czy całą organizację do trzech kategorii: 

• pierwsza kategoria to Circle of concern, czyli sprawy, które są istotne, ale na które nie mamy wpływu z perspektywy danej osoby lub zespołu




• Circle of oinfluence to zagadnienia, na które mamy częściowy lub pośredni wpływ




• Circle of control, czyli sprawy, które są całkowicie pod kontrolą danej osoby, zespołu lub organizacji i znajdują się w pełni w ich decyzyjności

Na bazie takiej klasyfikacji, grupa lub osoba korzystająca z tego narzędzia może świadomie wybrać zagadnienia i skupić się na tym, co rzeczywiście można zmienić. W kolejnych krokach warto przejść do konkretnego planu działania, określając, co chcemy zrobić z tymi wybranymi zagadnieniami.

Ciekawym wątkiem pobocznym, który często pojawia